Guide des responsables de colloques

Vos dates et étapes importantes jusqu'au moment du congrès

Comment bien utiliser le module «Mes colloques»

Le module « Mes colloques » est votre outil en ligne sur acfas.ca. Essentiel à chaque étape de l’organisation de votre colloque, il permet de créer votre programme final et de communiquer à l’Acfas vos besoins logistiques, y compris vos préférences pour le mode de participation (en ligne, sur place). Vous y trouverez également des outils de communication et de promotion.

À savoir : 

• L’entente doit être lue et acceptée à l’étape 1 par le ou la responsable ayant soumis la proposition (1^er ou 1^ère responsable du colloque). Ceci permettra aux coresponsables nommés dans le module d’y accéder à leur tour.

• Le module « Mes colloques » est optimisé pour une utilisation à partir d'un ordinateur. Nous recommandons de choisir Google Chrome ou Firefox et d’éviter d’utiliser un téléphone ou une tablette pour y accéder. 

Comment y accéder?

1. Connectez-vous au compte utilisateur avec lequel vous avez soumis votre proposition de colloque :
 

2. Dans votre Tableau de bord, cliquez sur « Mes colloques » :

3. Cliquez sur « Éditer » :

Vous êtes maintenant dans le module « Mes colloques »

À l’étape 1, prenez connaissance des rôles et responsabilités de chacun·e. Une fois l’entente acceptée par le ou la premier-ère responsable, l’ensemble des coresponsables auront accès au module « Mes colloques » et aux différentes étapes. 

Vous devez réaliser les étapes 1 à 4 d’ici le 22 janvier 2024. Elles sont en lien avec le programme préliminaire.

Vous pourrez modifier l’étape 4 (description et remerciements) pour la mise en ligne du programme final le 29 février 2024.

Les étapes 5 à 8 sont dédiées à la création de votre programme final et à la transmission des besoins logistiques. Elles doivent être réalisées au plus tard le 29 février 2024.

À compter de janvier 2024 et jusqu'au congrès, un bulletin d'informations bimensuel sera envoyé à tous les responsables de votre colloque.            

• Des textes d’aide sont offerts à chaque étape du module.   
• Le présent guide donne des informations complémentaires.    
• Lisez également les derniers Bulletins des responsables de colloques :
Numéro 1
Numéro 2
Numéro 3
Numéro 4
Numéro 5
Numéro 6

Votre programme préliminaire - Date limite : 15  janvier 2024

Le programme préliminaire du congrès est en ligne du 7 décembre 2023 au 18 mars 2024 (date de diffusion du programme général). Consultez le programme préliminaire.

À faire : Dans le module « Mes colloques », réaliser les étapes 1 à 4 d’ici le 15 janvier 2024.

1. Le titre devient cliquable lorsque la description est enregistrée.

2. Lorsqu’un appel à communications est diffusé, un bouton cliquable apparaît au programme.

Exemple – Liste des colloques au programme préliminaire

Promotion de votre appel à communications
• Consultez le Guide Objectif visibilité pour des conseils sur la promotion de votre colloque à toutes les étapes.
• Diffusez dès décembre votre appel à communications sur la page de votre colloque dans le programme. L’Acfas fera la promotion des appels sur ses réseaux sociaux à la mi-janvier 2024.
• Les équipes organisatrices des colloques sont responsables de recevoir et de sélectionner les communications qu’elles souhaitent inclure dans leur programme. 
• Utilisez les visuels du congrès fournis à l’étape 9 du module pour promouvoir votre appel à communications sur les réseaux sociaux.

Votre programme final - date limite 29 février 2024

Le programme détaillé de votre colloque sera diffusé dans le programme en ligne du congrès dès le 18 mars 2024. En vue de sa diffusion, vous devez créer l’horaire de votre programme avant le 29 février 2024.

À faire : Dans le module « Mes colloques », réaliser les étapes 4 à 8

Étape 4 : modifier au besoin la description qui apparaîtra au programme final et remplir le champ de remerciements adressés à vos partenaires.

Étape 5 : entrer la liste de vos intervenant·e·s et le titre des communications présentées.

Étape 6 : créer votre horaire détaillé par sessions.

Étape 7 : indiquer vos besoins logistiques.

Étape 8 : visualiser le résultat et porter attention aux notifications d’erreur avant de transmettre votre programme.

Astuce : Pour des exemples de programmes de colloques, consultez les archives du congrès. 

Créer votre programme dans le module

Comment ajouter des conférencier·ère·s et des communications au programme ? 

À l’étape 5 – Conférencier·ère·s et communications 

• Ajouter dans le tableau vos conférencier·ère·s et l’ensemble des personnes qui prendront part à l’animation, aux panels, aux présentations d’affiches, etc. 

• Dans le cas des intervenant·e·s présentant une communication orale ou par affiche, ajouter une ou plusieurs communications dans le tableau.

À savoir : 

• Chaque personne qui intervient, à l’exception des coauteur·trice·s, doit avoir un compte utilisateur sur acfas.ca afin que son nom figure au programme. Ce compte lui sera aussi nécessaire pour s’inscrire au congrès.

• Demander à vos conférencier·ère·s s’ils ont un compte utilisateur et quelle adresse courriel y est associée.

• À l’ajout d’un·e conférencier·ère, le système vérifie si le courriel inscrit est lié à un compte utilisateur. Si ce n’est pas le cas, un message courriel automatisé sera envoyé pour inviter la personne à se créer un compte utilisateur.

Comment créer l'horaire et la programmation ? 

À l’étape 6 – Horaire et programmation

• Créer votre programme en le structurant en sessions. Déterminer l’heure de début et de fin de chacune des sessions en tenant compte des heures permises. 
• Dans le cas des sessions de communications orales ou par affiches, cliquer sur « Assigner une communication » pour y inclure les présentations correspondantes et préciser l’horaire de chacune. 
• Assigner, s’il y a lieu, des rôles à vos intervenant·e·s  (président·e de session, discutant·e, participant·e à un panel). 

À noter : vous n’avez pas à ajouter un rôle aux conférencier·ère·s présentant une communication créée à l’étape 5. 

Vous avez également la possibilité d’ajouter des « événements » dans vos sessions parmi une liste proposée : discussion, mot de bienvenue, mot de clôture, pause, période de questions, séance plénière, synthèse.

Rôles des intervenants et intervenantes 

Animateur·trice de session : Une seule animatrice ou un seul animateur peut être attribué par session. Si plusieurs personnes sont amenées à intervenir pour commenter des présentations, vous pouvez nommer des « discutant·e·s » dans la session.

Discutant·e : Cette personne commente une présentation ou une session. Il est possible d’assigner plus d’un·e discutant·e à une session. 

Participant·e à un panel : Cette personne intervient dans une session de type « panel » (table ronde).

Type de sessions et leurs plages horaires et heures permises

Peut-on créer des sessions parallèles (en simultanées) ?

Il est possible de créer un maximum de deux sessions parallèles dans votre programme. Merci de l’indiquer à l’étape 7 – besoins logistiques.
L’Acfas et l'université hôtesse analyseront les demandes et attribueront les liens ainsi que les locaux nécessaires.

À savoir : 

• Si vous remarquez une erreur dans le nom d’un·e coresponsable ou d’un·e conférencier·ère ou dans celui de son établissement d’attache, demandez-lui de la corriger à partir du « Tableau de bord » de son compte utilisateur avant le 18 mars 2024.
• Les descriptions des colloques, les titres des communications et les titres des sessions feront l’objet d’une révision linguistique. Merci d’y porter une attention particulière.

Vous pourrez réaliser certains ajustements à votre programme depuis le module "Mes colloques" à partir du 18 mars 2024 et ce, jusqu'au congrès :

• Ajout/retrait de conférencier·ère·s en cas de désistements ou d'ajouts,

• Ordre des communications au sein des sessions

• Ajout d'une communication, d'un résumé de communication 

• Ajout d'un évènement (pause, mot de bienvenue, période de questions, etc.)

Logistique pour vos colloques

Transmettre vos besoins logistiques

La transmission des informations relatives à vos besoins logistiques permet à l’équipe logistique de vous attribuer une salle adéquate et, au besoin, des espaces particuliers pour la tenue de votre colloque ainsi que les liens Zoom nécessaires à la webdiffusion. Votre salle (bâtiment et numéro) sera affichée dans le programme en ligne sur acfas.ca à partir du 18 mars 2024. Un bouton cliquable « Accéder à la plateforme » présent sur votre programme permettra l’accès en ligne au colloque.

À l’étape 7 – Besoins logistiques

• Confirmer le nom de la personne responsable de la logistique pour votre colloque.
• Identifier un·e responsable de l’animation ainsi qu’un·e responsable de la modération en ligne.
• Indiquez vos autres besoins (audiovisuels, mobilier, capacité de la salle supplémentaire, besoin de licence supplémentaire Zoom si sessions parallèles, etc.).

Responsable de la logistique : personne avec qui l’Acfas communique pour toute question logistique sur votre colloque. Cette personne peut également être responsable de l’animation sur place ou en ligne.

Responsable de l’animation : si votre colloque est en ligne et sur place, la personne qui sera sur place pour l’animation. Si votre colloque est uniquement en ligne, la personne qui sera en ligne pour l’animation.

Responsable de la modération en ligne : personne responsable des questions en ligne. L’Acfas recommande de désigner une personne de la relève (étudiant·e ou postdoctorant·e).
 

Dans le module « Mes colloques », à l’étape 8 – Horaire et programmation, vous devez :

• Répondre aux questions logistiques pour chacune des sessions de votre programme;

• Dans le champ « Autres besoins », inscrire tout autre besoin particulier d’espace, de mobilier ou d’audiovisuel. Spécifiez, par exemple, si vous avez besoin de :

  • matériel audiovisuel durant votre cocktail ou assemblée générale;

  • panneaux pour une session de communications par affiches; 

  • salle pour une session simultanée;

  • autre lien Zoom pour une session parallèle.

Salles et matériel fourni

À savoir :

• Dans le cadre du congrès, l'université hôtesse a accès à un bassin de salles prédéfini. Compte tenu du grand nombre d’activités pendant le congrès, aucune demande d’attribution d’une salle particulière ne pourra être prise en considération. Nous vous remercions de votre collaboration!
• Il sera possible d’organiser votre cocktail dans l’un des espaces cocktail aménagés ou bien encore dans la salle de votre colloque.

Heures d’accès aux salles 

Les activités scientifiques des colloques pourront commencer au plus tôt à 8 h 00 et se terminer à 17 h 00 au plus tard. Vous aurez accès à votre salle 30 minutes avant le début de votre colloque.
 

Matériel de base fourni

• Tables et chaises pour les participant·e·s. À noter, certaines salles de classe ont du mobilier fixe; 

• Ordinateur PC;

• Équipement audiovisuel;

• Un espace peut être prévu pour votre session d’affiches à proximité de votre salle; 

• Des panneaux ou un autre type de support pour les sessions de communications par affiche.

Utilisation des ordinateurs dans les salles 

Pour les présentations, nous vous demandons d’utiliser exclusivement l’ordinateur fourni par l’institution, déjà en place dans la salle, et d’inviter vos conférenciers à apporter leur clé USB.

Plateforme de vidéoconférence

Les conférencier·ère·s et participant·e·s devront se connecter à la plateforme de vidéoconférence Zoom. Les modalités de connexion sont précisées dans la foire aux questions.

Toutes les informations concernant la plateforme, notamment les liens de connexion, les instructions et conseils d’utilisation, vous seront communiquées d’ici la tenue du congrès dans les Bulletins des responsables de colloques.

Webdiffusion

L’ensemble des colloques seront accessibles en ligne, sur inscription au congrès.

Pendant le congrès, les activités des colloques seront réservées aux personnes inscrites à l’événement. Après l’événement, toutefois, vous pourriez diffuser les capsules sur la page de votre laboratoire ou de votre centre de recherche. L’Acfas n’a pas d’exclusivité pour la diffusion du contenu à l’issue du congrès. Il faudra au préalable avoir enregistré vos interventions soit via la plateforme Zoom directement, soit avec une captation audio-vidéo sur place. Assurez-vous d'en informer vos conférencier·ère·s et participant·e·s et d'obtenir leur consentement pour la diffusion.

L’Acfas et l'université hôtesse ne sont pas responsables de l’enregistrement des vidéos produites. Consulter la Foire aux questions pour les modalités liées à l’enregistrement Zoom de votre colloque.

La webdiffusion offre des possibilités nouvelles; profitez de cette occasion de rejoindre de nouveaux publics en faisant la promotion de votre colloque dans vos réseaux! Assurez-vous cependant de rappeler aux participant·e·s que toute personne se connectant à la plateforme Zoom devra être inscrite au congrès.

Commandes traiteurs

• Les menus du traiteur sont consultables en cliquant sur ce lien. 
• Pour rappel, la période de commande est du 20 mars au 29 avril, la date limite de paiement est le 29 avril.
• Pour toutes questions, veuillez écrire à cette adresse courriel : congres@uottawa.ca

Promotion de votre colloque

Guide de promotion et outils de communications

Dans le module « Mes colloques » à l’étape 9 – Promotion et outils de communication, vous trouverez des outils de visibilité pour votre colloque. Nous vous encourageons à faire une promotion large de votre colloque dans vos réseaux et sur les réseaux sociaux afin d’assurer la participation du plus grand nombre.

Le format virtuel pourra permettre à des participants et participantes de suivre votre colloque en ligne (sur inscription au congrès). Profitez-en pour inviter des membres de vos réseaux à y prendre part!

Astuces : Consultez dès maintenant le Guide Objectif visibilité pour des trucs et astuces en matière de communication et de relations médias. 

Vous avez des partenaires financiers?

À l’étape 4 – Description, appel à communications et remerciements du module, vous avez la possibilité d’adresser vos remerciements à vos partenaires (champ texte), dont les noms apparaîtront dans le programme du congrès sur la page de votre colloque.

À l’étape 9, l’Acfas vous suggère de leur offrir de la visibilité en affichant leurs logos sur la page du programme en ligne de votre colloque.

Pour l’ensemble des responsables de colloques : 

• Consultez le Bulletin des responsables de colloques diffusé régulièrement cet hiver pour plus d’informations sur les options de visibilité dans le programme du congrès.

Publiez vos actes dans la collection des Cahiers scientifiques de l’Acfas 

La collection des Cahiers scientifiques de l'Acfas est constituée d'actes de colloques présentés dans le cadre du congrès annuel de l'Acfas, et depuis 1979, 120 titres ont été publiés. Ces Cahiers sont produits dans un délai d’environ six mois, à compter du dépôt du manuscrit. Pour toute information consultez la page À propos des Cahiers scientifiques.  

Inscription au congrès

Politique d'inscription

Le paiement des frais d’inscription au congrès est obligatoire pour l’ensemble des responsables de colloques et des participant·e·s (responsables, conférencier·ère·s, animateur·trice·s, auditeur·trice·s, etc.). Veuillez noter qu’aucuns frais supplémentaires ne pourront être exigés pour l’accès au colloque (voir la politique d’inscription).

Les responsables de colloques doivent s’assurer que les participant·e·s à leur  payé son inscription. L’Acfas s’assurera que toute personne assistant aux colloques soit inscrite. 

Pour récupérer votre porte-nom, rendez-vous au rez-de-chaussée du Carrefour des apprentissages (CRX).
Heures d’ouverture des inscriptions :

• Dimanche 12 mai de 14 h à 17 h 
• Du lundi 13 mai au jeudi 16 mai de 7 h à 17 h
• Vendredi 17 mai de 7 h à 13 h

Connaître tous les détails sur l'inscription

À savoir : 

• Les membres de l’Acfas ainsi que les étudiants et étudiantes, les représentants et représentantes d’organismes de la fonction publique et de la société civile ainsi que les personnes retraitées bénéficient d’un tarif réduit. Consultez les tarifs

• Le tarif préférentiel sera en vigueur du 9 janvier au 31 mars 2024.

• Certaines universités ont des ententes avec l’Acfas et couvrent les frais d’inscription de leurs étudiant·e·s des cycles supérieurs qui présentent une communication dans le cadre du congrès. Invitez les étudiant·e·s qui participent à votre colloque à prendre connaissance de ces ententes. Consultez les ententes

Inscriptions aux colloques offertes par l'Acfas

Dans le module, à l’étape 10 – Gratuités et inscriptions groupées, du 11 mars au 19 avril 2024

Attribuez vos inscriptions gratuites aux personnes de votre choix. 
 
Chaque colloque bénéficie de deux à trois inscriptions gratuites en fonction du nombre de conférenciers et conférencières apparaissant au programme. Cette mesure vise à soutenir l’organisation de votre colloque. À attribuer aux personnes de votre choix (incluant les responsables de colloques et les animateurs et animatrices en ligne)

• 9 conférencier·ère·s et moins = 2 inscriptions gratuites

• 10 conférencier·ère·s et plus = 3 inscriptions gratuites

Inscriptions groupés

Dans le module, à l’étape 10 – Gratuités et inscriptions groupées, 11 mars au 19 avril 2024 :
Si vous souhaitez, payer les frais d’inscription de plusieurs de vos conférencier·ère·s ou participant·e·s.

Laissez-passer

L’Acfas offre des laissez-passer aux personnes suivantes, sur demande à cassandre.obispo@acfas.ca :

• Dignitaires : député, députée, sous-ministre, ministre, maire, mairesse, Aîné, Ainée, chef ou cheffe d'une communauté autochtone, consul, consule, ambassadeur, ambassadrice, sénateur ou sénatrice;
• Les personnes accompagnatrices de participants ou participantes en situation de handicap inscrits au congrès;

Pour demander un laissez-passer pour ces personnes, veuillez vous adresser à cassandre.obispo@acfas.ca

Activités gratuites

Les activités suivantes sont gratuites : 

• Activités de réseautage; 
• Volet des communications libres, qui seront présentées sous forme de capsules vidéo en ligne pour les communications libres orales et d'affiches numériques pour les communications libres par affiche ;
• Activités de l’Espace relève;
• Activités grand public du programme Science-moi! (une réservation peut être requise). 

L'inscription à ces activités s'effectue en ligne sur acfas.ca.

Au congrès

Vous trouverez dans le programme le pavillon et le numéro de salle pour votre colloque, cette salle est votre salle définitive et aucun changement ne sera possible. Nous avons pris en compte dans l'assignation des salles l'estimation du nombre de personnes attendues. Veuillez porter une attention particulière à la capacité maximale de votre salle et la prendre en considération pour toutes les activités prenant place dans cet espace (colloque, séance d’affiches, cocktail, etc.).
À savoir! Les salles ont été fournies par l'université hôtesse et certaines demandes (pavillon hors des espaces définis, mobilier mobile, équipements spécifiques) ne pourront être comblées.

Accès aux colloques

Sur place : 

Pour récupérer votre porte-nom, rendez-vous au rez-de-chaussée du Carrefour des apprentissages (CRX) à l'Université d'Ottawa.
Heures d’ouverture des inscriptions :

• Dimanche 12 mai de 14 h à 17 h 
• Du lundi 13 mai au jeudi 16 mai de 7 h à 17 h
• Vendredi 17 mai de 7 h à 13 h

En ligne : L’accès en ligne sera centralisé sur acfas.ca. Les congressistes devront se connecter à leur compte utilisateur sur acfas.ca (avec le compte utilisateur lié à leur inscription au congrès). Une fois connecté·e, se rendre sur la page du colloque ou de l’activité de son choix et cliquer sur le bouton « Accéder à la plateforme ».

Affirmation autochtones 

L’Acfas et l’Université d’Ottawa encouragent les responsables de colloque à utiliser l’affirmation autochtone suivante lors de l’ouverture de leur colloque :  

Rendons hommage au peuple algonquin, gardien traditionnel de cette terre. Reconnaissons le lien sacré de longue date l’unissant à ce territoire, qui demeure non cédé. Rendons également hommage à toutes les personnes autochtones qui habitent Ottawa, qu’elles soient de la région ou d’ailleurs au Canada. Reconnaissons les gardiennes et gardiens des savoirs traditionnels de tous âges. Honorons aussi leurs dirigeantes et dirigeants d’hier, d’aujourd’hui et de demain, au courage indéniable.

L’affirmation autochtone de l’Université d’Ottawa a été rédigée par le Bureau des affaires autochtones en partenariat avec le Conseil de l’éducation autochtone, des groupes d’étudiants autochtones et des membres de la communauté autochtone locale.

En savoir plus.  

Soutien technique

Un soutien sera offert au besoin, soit uniquement en cas de problème sur place et en ligne de 7 h 30 à 17 h 00.
Le déroulement du colloque, son animation ainsi que la gestion des éléments de contenu à partager à l’écran sont du ressort des responsables.

En cas de problème, les responsables de colloques pourront écrire à soutien.ligne@acfas.ca ou appeler le soutien téléphonique pour une assistance immédiate. Les numéros de téléphone seront communiqués ultérieurement.

Pour les personnes en ligne, un soutien technique sera offert en cas de problème (chatbot sur le site de l'Acfas ainsi qu’une ligne téléphonique d'assistance).

Pour les personnes sur place, les équipes de préposé·e·s aux inscriptions et de bénévoles seront là pour répondre aux questions.

Informez vos conférencier·ère·s et participant·e·s

En tant que responsable de votre évènement, il est essentiel d’informer vos participant·e·s ainsi que vos conférencier·ère·s de toute information importante relative à votre colloque et au congrès. À l’approche du congrès, assurez-vous de leur transmettre toutes les informations à connaître sur le déroulement du colloque :

• Les frais de transport, d’hébergement et de restauration sont à la charge de chaque participant·e·s, à moins que vous ne couvriez ces frais. Veuillez-les en informer!
• Format et déroulement de votre colloque (en ligne et sur place ou uniquement en ligne)
• Format de leur présentation, si équipement audiovisuel nécessaire :

  • Sur clé USB uniquement;

  • Invitez-les à prévoir une copie de sauvegarde soit sur une autre clé USB, ou à vous envoyer à l’avance si vous souhaitez centraliser les fichiers;

  • Liens de connexion et instructions sur l’utilisation de la plateforme (transmis par l’Acfas);

  • Des tests audio et vidéo pourront être à prévoir avec vos intervenant·e·s.

Inscription au congrès (catégories de tarifs, dates importantes, etc.) 

• Invitez-les à consulter la page inscription.

Hébergement et attraits touristiques 

• Invitez-les à consulter la liste d’hébergements

Moyens de transport et stationnement 

• Invitez-les à consulter la page comment se rendre.

Services alimentaires et pauses-café 

• Informez-les si vous souhaitez offrir une pause-café, un dîner ou un 5 à 7;

• Invitez-les à consulter la page restauration.

Pause-café

Pendant la semaine, l’Acfas offrira gratuitement du café et du thé de 7 h 30 à 14 h 00 à l’ensemble des congressistes sur les différents sites.

• Les lieux exacts de service seront diffusés sur la page restauration à l’approche du congrès.
• Si vous souhaitez offrir du café à vos participant·e·s dans la salle de votre colloque, vous pouvez commander à vos frais du café/thé et un encas (viennoiseries, fruits, etc.) auprès des traiteurs du congrès.

Service d'eau

L'université hôtesse vise à réduire au maximum l’utilisation de bouteilles d’eau. À cette fin, des distributeurs d’eau seront accessibles en tout temps.

Service alimentaire 

Veuillez prendre note que les frais de repas sont à la charge de chaque participant·e du congrès. Les responsables de colloques peuvent offrir des collations et des repas à leurs frais dans leur activité en effectuant une commande auprès des traiteurs du congrès, voir modalité dans la section commande traiteur. Il y a également une offre alimentaire sur place : voir Restauration

Commandes traiteur

Veuillez noter que seules la nourriture et les boissons (alcoolisées ou non) servies par les traiteurs du 91^e Congrès seront tolérées dans les salles de colloques et sur les lieux du congrès. Nous vous remercions de votre collaboration!

• Les menus du traiteur sont consultables en cliquant sur ce lien. 
• Les commandes sont désormais disponibles en cliquant sur ce lien.
• La période de commande est du 20 mars au 29 avril, la date limite de paiement est le 29 avril.
• Pour toutes questions, veuillez écrire à cette adresse courriel : congres@uottawa.ca

Avant de quitter la salle

• À la fin de votre colloque ou à chaque fin de journée, s’il se tient sur plusieurs jours, il est important de récupérer sur votre clé USB les informations que vous désirez conserver de l’ordinateur fourni dans votre salle (présentation PowerPoint, dossier, etc.).

• Nous vous demandons de ne laisser aucun matériel dans les salles à votre départ. Nous comptons également sur votre collaboration quant à la propreté des lieux.

En cas d’urgence

Pour toute urgence, composez le 911 (numéro d’appel d’urgence au Québec) en utilisant l’un des téléphones situés sur le campus ou votre téléphone portable.