Guide des communications libres
Bienvenue au 92e Congrès de l'Acfas!
L’Acfas et l'École de technologie supérieure, en collaboration avec l’Université Concordia, sont heureuses de vous compter parmi les auteurs et autrices de communications libres du 92e Congrès de l’Acfas, qui se tiendra à Montréal du 5 au 9 mai 2025.
Vous trouverez dans le présent guide les informations nécessaires pour assurer le bon déroulement de vos interventions, incluant le format des communications libres et les échéances à respecter.
Si vous présentez une communication dans le cadre d'un colloque, veuillez contacter les responsables du colloque pour toute information concernant les modalités de présentation.
Format
Le 92e Congrès de l’Acfas est organisé à l’École de technologie supérieure, en collaboration avec l'Université Concordia.
Parmi les communications scientifiques présentées au congrès, plusieurs le sont sous forme de communications libres.
- Les communications libres seront accessibles uniquement en ligne. Cet accès dématérialisé permet de les diffuser auprès d'un plus large public.
- Toutes les communications libres doivent se faire en français et respecter les normes de présentation de l’Acfas.
- Notez que nous ne vous demandons pas de nous fournir le texte de votre présentation.
- La participation des coauteurs et coautrices est facultative.
- L’Acfas s'assurera de la qualité des fichiers téléversés et du respect des consignes.
Il existe trois catégories de communications libres :
- les communications libres orales, présentées sous forme de capsules vidéo de maximum 15 minutes;
- les communications libres de 1er cycle, présentées sous forme de capsules vidéo de maximum 6 min;
- les communications libres par affiches, présentées sous forme d'images PNG pouvant être accompagnées d'une capsule vidéo facultative de maximum 5 minutes.
Dates importantes
DATES ET ÉTAPES | ACTIONS ET OUTILS |
---|---|
12 décembre 2024 |
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7 janvier 2025 | |
7 février 2025 |
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18 février 2025 | Zoom |
20 février 2025 | Zoom |
25 février 2025 | Zoom |
17 mars 2025 | Autorisation de diffusion et dépôt à partir de votre tableau de bord sur acfas.ca |
4 avril 2025 | Autorisation de diffusion et dépôt à partir de votre tableau de bord sur acfas.ca |
28 avril 2025 | L'Acfas vous invite à faire la promotion de votre communication libre dans vos réseaux. |
Du 5 au 9 mai 2025 |
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À partir du 9 mai 2025 | Tableau de bord sur acfas.ca |
Communications libres orales
Toutes les communications orales sont présentées sous forme de capsules vidéo de maximum 15 minutes. Toutes les communications libres doivent se faire en français et respecter les normes de présentation de l’Acfas. Vous devrez utiliser votre propre matériel informatique et en assumer les coûts éventuels.
L’auditoire pourra publier des commentaires sous votre communication libre sur le site Internet de l’Acfas. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page dès le 28 avril 2025 afin de répondre à ces commentaires et ainsi réseauter, après vous être connecté à votre compte utilisateur.
Important : Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser, 3 secondes au début et 3 secondes à la fin de votre vidéo, le gabarit fourni par l’Acfas.
D’autres diapositives ont été insérées dans le gabarit : vous pouvez vous en servir et les modifier, au besoin, mais elles ne sont pas obligatoires, contrairement à la première et à la dernière diapositive.
Vous pouvez télécharger le gabarit ici.
Communications libres de 1er cycle
Les personnes étudiant au 1er cycle et ayant complété une année universitaire peuvent soumettre une capsule vidéo de maximum 6 minutes. Toutes les communications libres doivent se faire en français et respecter les normes de présentation de l’Acfas. Vous devrez utiliser votre propre matériel informatique et en assumer les coûts éventuels.
L’auditoire pourra publier des commentaires sous votre communication libre sur le site Internet de l’Acfas. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page dès le 28 avril 2025 afin de répondre à ces commentaires et ainsi réseauter, après vous être connecté à votre compte utilisateur.
Important : Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser, 3 secondes au début et 3 secondes à la fin de votre vidéo, le gabarit fourni par l’Acfas.
D’autres diapositives ont été insérées dans le gabarit : vous pouvez vous en servir et les modifier, au besoin, mais elles ne sont pas obligatoires, contrairement à la première et à la dernière diapositive.
Vous pouvez télécharger le gabarit ici.
Communications libres par affiches
Toutes les communications par affiches sont obligatoirement présentées sous forme d'image PNG. Vous pouvez accompagner votre affiche obligatoire d'une vidéo facultative de maximum 5 minutes. Les vidéos excédant cette durée maximale seront refusées. Toutes les communications libres doivent se faire en français et respecter les normes de présentation de l’Acfas.
Vous devrez utiliser votre propre matériel informatique et en assumer les coûts éventuels.
L’auditoire pourra publier des commentaires sous votre communication libre sur le site Internet de l’Acfas. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page dès le 28 avril 2025 afin de répondre à ces commentaires et ainsi réseauter, après vous être connecté à votre compte utilisateur.
Important : Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser, 3 secondes au début et 3 secondes à la fin de votre vidéo, le gabarit fourni par l’Acfas.
D’autres diapositives ont été insérées dans le gabarit : vous pouvez vous en servir et les modifier, au besoin, mais elles ne sont pas obligatoires, contrairement à la première et à la dernière diapositive.
Vous pouvez télécharger le gabarit ici.
Inscription au congrès
L'ensemble des premiers auteurs et premières autrices de communications libres doivent s'inscrire avant le 7 février 2025. L'Acfas annulera les communications des personnes n'ayant pas réglé leur inscription avant la date limite.
Les premiers auteurs et premières autrices réalisant des études ou un post-doctorat pourraient être éligible à une entente établie entre leur université et l'Acfas.
Les coauteurs et coautrices qui prennent la parole dans la capsule vidéo doivent régler leur inscription.
Connaître tous les détails sur l'inscription
Téléversement et autorisation de diffusion
Le téléversement de votre vidéo ou de votre affiche PNG devra se faire entre le 17 mars et le 4 avril 2025. L’Acfas se chargera de mettre en ligne les vidéos et les affiches PNG sur son site Internet.
Attention! Les auteurs et autrices qui n'auront pas téléversé leurs communications libres avant la date limite seront retirés du programme du 92e Congrès de l'Acfas.
Comment téléverser sa communication libre?
Orale (dont 1er cycle) :
Vous verrez dans votre tableau de bord un encadré bleu dans lequel le message suivant s’affichera : « Vous pouvez maintenant téléverser votre communication libre et donner votre consentement de diffusion ici. » Ce message sera suivi du titre de votre ou de vos communications libres.
- Cliquez sur le titre de la communication.
- Vous arriverez sur une page intitulée « Téléversement d’une communication libre ». Vous y trouverez le texte de consentement de diffusion. Lisez-le attentivement, puis cochez la case « Accepter la diffusion publique de ma vidéo ». Cliquez ensuite sur « Téléverser une communication libre ».
- Vous arriverez sur une page intitulée « Téléverser une communication libre ». Cliquez sur l'encadré « Sélectionnez vidéo » afin de choisir parmi les dossiers celui à téléverser. Veuillez attendre la fin du téléchargement.
- Vous verrez un message confirmant le téléversement de la vidéo dans votre tableau de bord.
Si vous présentez plus d’une communication libre, vous devrez recommencer à partir de l'étape 1 pour la seconde communication libre. Assurez-vous d’associer le fichier correspondant au titre qui se trouve dans l’encadré.
Affiche (incluant la vidéo facultative) :
Vous verrez dans votre tableau de bord un encadré bleu dans lequel le message suivant s’affichera : « Vous pouvez maintenant téléverser votre communication libre et donner votre consentement de diffusion ici. » Ce message sera suivi du titre de votre ou de vos communications libres.
- Cliquez sur le titre de la communication.
- Vous arriverez sur une page intitulée « Téléversement d’une communication libre ». Vous y trouverez le texte de consentement de diffusion. Lisez-le attentivement, puis cochez la case « Accepter la diffusion publique de ma vidéo ». Cliquez ensuite sur « Téléverser une communication libre ».
- Vous arriverez sur une page intitulée « Téléverser une communication libre ». Vous y verrez deux encadrés.
- Celui de gauche permet de téléverser une image PNG. Le téléversement de ce PNG est obligatoire. Cliquez sur l'encadré « Sélectionnez une image » afin de choisir parmi les dossiers de votre ordinateur celui à téléverser. Veuillez attendre la fin du téléchargement.
- Celui de droite permet de téléverser une vidéo de maximum 5 minutes pour présenter votre affiche. Le téléversement de cette vidéo est facultatif. Cliquez sur l'encadré « Sélectionnez une vidéo » afin de choisir parmi les dossiers de votre ordinateur celui à téléverser. Veuillez attendre la fin du téléchargement.
- Vous verrez un message confirmant le téléversement de votre communication libre dans votre tableau de bord.
Si vous présentez plus d’une communication libre, vous devrez recommencer à partir de l'étape 1 pour la seconde communication libre. Assurez-vous d’associer le fichier correspondant au titre qui se trouve dans l’encadré.
Autorisation de diffusion et code de conduite
Vous devrez signer une autorisation pour que l’Acfas puisse diffuser vos communications dans ses réseaux. Vous demeurez l’unique propriétaire de leur contenu.
Vous devrez vous assurer de respecter les lois et règlements en vigueur concernant, entre autres, la protection de la vie privée et le droit d’auteur. L’Acfas et les universités hôtesses déclinent toutes responsabilités quant aux propos tenus dans vos capsules vidéo. Les équipes organisatrices ne pourront pas être tenues responsables non plus de l’utilisation frauduleuse d’images ou d’autre contenu par les auteurs et les autrices. Assurez-vous que vos présentations respectent les règles d’équité (traiter chaque individu, chaque groupe de façon juste en tenant compte de ses caractéristiques particulières afin de le placer sur un plan d’équité), de diversité (sexe, origine, physique, religion, valeurs, âge, éducation, etc.) et d’inclusion (mettre en place un environnement respectueux de la diversité et qui intègre pleinement tout individu. À ce sujet, vous pouvez consulter cet article du Magazine de l’Acfas). Vos présentations doivent être produites et soumises dans les délais prescrits, soit au plus tard le 4 avril 2025.
Promotion de votre communication libre
Une fois votre ou vos communications libres soumises et l’autorisation de diffusion signée, l’Acfas s’occupera de diffuser en ligne les capsules vidéo et les affiches PNG sur sa plateforme web.
Les capsules vidéo et les affiches seront disponibles en ligne à partir du 28 avril 2025, soit une semaine avant le début du congrès, afin de favoriser les échanges pendant celui-ci. Comme il est possible de laisser des commentaires écrits sous les capsules vidéos ou sous l’affiche, vous disposerez de davantage de temps afin de répondre aux questions et ainsi participer à une discussion autour de vos recherches. Si vous désirez retirer votre communication libre du site Internet de l’Acfas, il sera possible de le faire à partir du 21 mai 2025 en écrivant à congres@acfas.ca. Sinon, les communications resteront accessibles en tout temps sur le site Internet de l’Acfas.
Le visionnement des communications libres est gratuit et accessible à toutes et tous! Lorsque vous recevrez le lien vers le programme, nous vous incitons à faire circuler votre communication libre au sein de vos réseaux personnels et professionnels et de profiter de cette occasion pour diffuser vos recherches auprès du plus grand nombre de personnes.
Conseils pour réaliser votre vidéo
La communication de vos recherches par vidéo influencera positivement leur diffusion et vous permettra de développer des compétences transversales telles que la capacité de synthèse et d’adaptation à un public diversifié. En effet, les personnes qui visionneront votre vidéo proviendront de la sphère scientifique, mais ne seront pas nécessairement spécialistes de votre domaine de recherche.
Portez une attention particulière aux points suivants :
1. Qualité du son
- Mettre l’accent sur la qualité du son : privilégier un casque avec microphone intégré ou des écouteurs avec microphone afin de couper les sons externes le plus possible (veiller à maintenir le microphone en place, par exemple avec un trombone, pour éviter qu’il ne frotte vos vêtements et pour que le son capté soit homogène du début jusqu’à la fin);
- Éviter les sons nuisibles le plus possible (fermer les fenêtres, une salle avec tapis est encore mieux pour absorber les échos);
- Favoriser le plus possible une pièce fermée et calme, si nécessaire, coupez la ventilation pendant votre enregistrement;
- Penser à couper le son de votre cellulaire et les notifications dans votre navigateur;
- Faire des tests préalables afin de confirmer la qualité du son.
2. Connexion Internet
- Rapprocher le plus possible votre ordinateur de votre routeur Internet, ou encore mieux, le brancher directement sur celui-ci;
- Fermer toutes les applications dont vous n’avez pas besoin sur votre ordinateur;
- Demander à vos proches de ne pas utiliser la connexion pendant la durée de votre captation.
3. Éclairage
- Porter une attention particulière à l’éclairage ambiant :
- Éviter les contre-jours (lumière vive derrière vous);
- Éviter la surexposition en étant, par exemple, devant une fenêtre;
- Une lumière en direction du plafond peut aider à avoir un meilleur teint;
- Privilégier la lumière naturelle;
- Éviter les éclairages artificiels chauds;
- Faire des essais préalables afin d’identifier la meilleure solution disponible en termes d’éclairage.
4. Arrière-plan
- Favoriser un arrière-plan neutre : idéalement, un mur sans distractions;
- Si possible, ne pas utiliser le mode flou de l’arrière-plan.
5. Placement et comportement
- Idéalement, placer l’ordinateur ou la webcaméra au niveau des yeux comme si vous regardiez une caméra (éviter les plans de contre-plongée);
- Cadrer votre visage de sorte que vos yeux soient sur la ligne des deux tiers supérieurs de l’image;
- Si possible, enregistrer votre présentation en étant debout, cela favorisera un rythme de présentation naturel;
- Portez des vêtements professionnels et confortables;
- Un sourire est toujours agréable.
6. Captation
L’Acfas n’exige pas que la captation soit réalisée avec un outil en particulier. Vous pouvez présenter votre diaporama sans vous filmer, uniquement vous filmer, ou présenter votre diaporama avec une incrustation vidéo. Dans ce dernier cas, assurez-vous que votre incrustation ne cache pas du texte de votre diaporama.
Voici une liste de différents logiciels qui offrent des possibilités d’enregistrement et que vous pourrez utiliser :
Teams | Teams est un logiciel lié à la suite Office qui permet, entre autres, d’effectuer puis d’enregistrer une vidéoconférence afin d’y avoir accès plus tard et de la partager. Vous pouvez également partager votre écran afin d’afficher un diaporama ou un PDF, par exemple. | |
Zoom | Zoom est un logiciel de vidéoconférence qui vous donne la possibilité d’enregistrer le contenu de celle-ci, notamment le partage d’écran. L’Acfas vous recommande d’enregistrer alors directement sur votre ordinateur, puisque l’enregistrement sur le nuage a une date d’expiration. | |
PowerPoint | Vous pouvez enregistrer votre diaporama et votre narration en passant directement par le logiciel PowerPoint si vous disposez de la version Office 365. Pour ce faire, vous devez aller dans l’onglet « Diaporama » et cliquer sur « Enregistrer le diaporama ». Une fois la narration terminée, vous devez exporter la vidéo. |
7. Montage
L’Acfas n’exige pas que vous fassiez le montage de votre présentation, mais voici deux logiciels qui peuvent vous aider si vous désirez l’effectuer :
OpenShot | OpenShot est un logiciel libre et gratuit de montage, offert en français et compatible avec Windows, Linux et Mac OS. Pour l’utiliser, vous aurez besoin de sauvegarder votre vidéo sur votre ordinateur. | |
Adobe Premiere Pro | Adobe Premiere Pro est un logiciel de montage offert en français et compatible avec Windows et Mac OS. Pour l’utiliser, vous aurez besoin d’ouvrir un compte et de sauvegarder votre vidéo sur votre ordinateur. |
Séances d'informations
Des séances d'informations seront offertes gratuitement via Zoom afin de présenter les modalités des communications libres et expliquer comment procéder au dépôt des vidéos et des affiches. Des conseils pour réaliser votre communication seront aussi prodigués.
- Communications libres orales : 18 février 2025
- Communications libres de 1er cycle : 20 février 2025
- Communications libres par affiche : 25 février 2025
Attention! Ces informations concernent uniquement le volet des communications libres (hors colloque). Si vous présentez une communication dans le cadre d'un colloque, veuillez contacter les responsables du colloque pour toute information concernant les modalités de présentation.
Communications libres par affiche
- Sous quelle forme dois-je présenter ma communication libre par affiche?
- Quels conseils pouvez-vous me donner pour réaliser une affiche scientifique de qualité?
- Puis-je présenter mon affiche en anglais?
- Je présente une communication par affiche. Dois-je également l’imprimer?
- Dois-je présenter mon affiche sous format horizontal ou vertical?
- Quelle taille doit avoir mon affiche en format PNG?
- Puis-je déposer une courte vidéo dans laquelle je présente mon affiche sur le site de l’Acfas?
- Puis-je présenter une affiche en plusieurs diapositives?
- Pouvez-vous m'offrir un soutien personnalisé pour réaliser mon affiche?
Communications libres orales
- Sous quelle forme dois-je présenter ma communication libre orale?
- J’ai travaillé sur mon projet de recherche avec des collègues. Est-ce que les coauteurs et coautrices peuvent participer à la vidéo?
- Puis-je présenter ma vidéo en anglais?
- Quels outils informatiques me conseillez-vous d’utiliser pour réaliser la captation de ma communication libre?
- Quels conseils pouvez-vous me donner pour réaliser une vidéo de qualité?
- Je ne désire pas présenter de PowerPoint durant ma communication libre. Dois-je quand même utiliser le gabarit de diapositives fourni par l’Acfas?
- J’aimerais réaliser du montage. Quels programmes me conseillez-vous d’utiliser?
- Quelle résolution d’images doit avoir mon fichier vidéo?
- Quelle taille doit avoir mon fichier vidéo?
- Sous quel format dois-je enregistrer ma vidéo?
- Dois-je compresser ma vidéo?
- Quels sont les outils disponibles pour compresser ma vidéo?
- Pouvez-vous m’offrir un soutien personnalisé pour l’enregistrement de ma vidéo?
Téléversement de la vidéo ou de l'affiche
- À quel moment dois-je transmettre ma communication libre?
- Comment dois-je transmettre ma communication libre?
- Je n'arrive pas à téléverser mon fichier. Que faire?
- Pourquoi me demande-t-on de signer une autorisation de diffusion?
Pendant le congrès
- Est-ce qu’il y aura un horaire précis pour la présentation de ma communication libre?
- J'ai fait une communication libre. Dois-je me rendre à l’Université d'Ottawa?
- Je voudrais visionner des communications libres durant la semaine du congrès. Par où dois-je passer?
- Est-ce que le public pourra poser une question ou émettre un commentaire après avoir visionné une communication libre?
- Quelles sont les retombées de visionnement envisagées?
- Est-ce que j’ai le droit de présenter ma vidéo ou mon affiche ailleurs, après la tenue du congrès de l’Acfas?
COMMUNICATIONS LIBRES PAR AFFICHE
Sous quelle forme dois-je présenter ma communication libre par affiche?
Toutes les communications libres par affiche sont présentées sous forme d'images PNG, accessibles en tout temps durant le congrès, voire après. Ceux et celles qui le désirent peuvent joindre à leur affiche une vidéo d'un maximum de 5 minutes afin de la présenter. Aucune séance d'affiches n'aura lieu sur place durant la semaine du congrès.
Quels conseils pouvez-vous me donner pour réaliser une affiche scientifique de qualité?
Vous trouverez plusieurs conseils concernant la réalisation d’une affiche scientifique sur la plateforme RaccourSci.
• Comment structurer son affiche scientifique
• Les 10 RaccourSci de la communication scientifique par affiche
L’Acfas vous suggère de vous reporter aussi au lien vers le site Carrefour - communication scientifique du réseau de l’Université du Québec.
De plus, l’Acfas a un programme d'ateliers de formation que nous vous invitons à consulter régulièrement.
Puis-je présenter mon affiche en anglais?
Vous devez tenir compte de la politique linguistique de l'Acfas. Toutes les communications libres par affiche (et les vidéos d'accompagnement, le cas échéant) doivent être présentées en français, la langue du congrès. Certains mots et concepts qui ne peuvent être traduits peuvent toutefois être présentés dans une autre langue.
Je présente une communication par affiche. Dois-je également l’imprimer?
En tant qu'auteur et autrice de communication libre par affiche vous devez uniquement soumettre une affiche sous forme d'une image PNG. Veuillez ne pas imprimer et emmener votre affiche au congrès, car il n'y aura pas de séance d'affiches.
Dois-je présenter mon affiche au format horizontal ou vertical?
Vous pouvez présenter votre affiche au format rectangulaire horizontal ou vertical à votre convenance.
Quelle taille doit avoir mon affiche en format PNG?
Votre affiche doit pesez moins de 6 Mo et avoir une résolution en dessous de 6000x6000 pixels. Si votre fichier est plus lourd, vous ne serez pas en mesure de faire le téléversement de votre affiche.
Puis-je téléverser une courte vidéo dans laquelle je présente mon affiche sur le site de l’Acfas?
Il est possible de préparer une courte vidéo d'un maximum de 5 minutes dans laquelle vous présentez votre affiche. Alors que l’affiche en format PNG est obligatoire pour toutes les personnes qui présentent une communication libre par affiche, le téléversement de cette vidéo est facultatif.
Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser, au début et à la fin de votre vidéo, le gabarit fourni par l’Acfas (première et dernière diapositive), durant au moins 3 secondes chacune.
Vous pouvez télécharger le gabarit ici.
Pour les informations concernant le poids, la résolution, la compression de la vidéo, etc., veuillez vous référez à la section sur les communications libres orales.
Puis-je présenter une affiche en plusieurs diapositives?
Le contenu de votre affiche doit entrer sur une seule page. L'Acfas a mis en place sur son site Internet un outil permettant aux personnes qui visualisent votre affiche de zoomer sur certaines portions, au besoin. Si vous désirez expérimenter cette fonction, vous pouvez consulter les programmes des 90e Congrès et 91e Congrès puisque la plupart des communications libres y sont toujours accessibles.
Pouvez-vous m’offrir un soutien personnalisé pour réaliser mon affiche?
En raison du nombre élevé de communications libres, il n’est pas possible de fournir un soutien personnalisé. Vous pouvez toutefois écrire à congres@acfas.ca si vous avez des questions précises ou si vous éprouvez des problèmes lors du téléversement. De plus, l’Acfas a un programme d'ateliers de formation que nous vous invitons à consulter régulièrement.
Une session d’informations pour les auteurs et autrices de communications libres par affiche aura lieu le 25 février 2025. Des conseils favorisant la production d'une bonne communication par affiche et des informations relatives à l’enregistrement vidéo seront offerts.
COMMUNICATIONS LIBRES ORALES
Sous quelle forme dois-je présenter ma communication libre orale?
Toutes les communications orales doivent être présentées sous forme de capsules vidéo. Les vidéos seront accessibles en tout temps durant le congrès, voire après. Attention : les vidéos qui excéderont la durée maximale prescrite seront refusées.
- Communications libres : maximum de 15 minutes
- Communications libres portées par un étudiante ou une étudiante de 1er cycle : maximum de 6 minutes.
Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser la première et la dernière diapositive du gabarit PowerPoint fourni par l’Acfas, 3 secondes au début et 3 secondes à la fin de votre vidéo.
Vous pouvez télécharger le gabarit ici.
J’ai travaillé sur mon projet de recherche avec des collègues. Est-ce que les coauteurs et coautrices peuvent participer à la capsule vidéo?
Pour les communications libres du 1er cycle :
La participation de coauteurs et coautrices à la capsule vidéo est possible, mais elle n'est pas exigée. Cependant, les coauteurs et coautrices qui participent à la vidéo doivent également être inscrit ou inscrite au premier cycle universitaire. Le professeur ou la professeure encadrant ne peut pas participer à la vidéo, mais il ou elle doit encadrer sa préparation. Le premier auteur ou la première autrice doit obligatoirement prendre la parole dans la vidéo.
L'inscription au congrès pour toutes les personnes participant à la capsule vidéo est toutefois obligatoire. Les personnes qui ne participent pas à la vidéo n’ont pas à payer les frais d’inscription, sauf pour assister aux colloques.
Pour les communications libres orales ou par affiche :
La participation de coauteurs et coautrices à la capsule vidéo est possible, mais elle n'est pas exigée. Le premier auteur ou la première autrice doit obligatoirement prendre la parole dans la vidéo.
L'inscription au congrès pour toutes les personnes participant à la capsule vidéo est toutefois obligatoire. Les personnes qui ne participent pas à la vidéo n’ont pas à payer les frais d’inscription, sauf pour assister aux colloques.
Puis-je présenter ma vidéo en anglais?
Vous devez tenir compte de la politique linguistique de l'Acfas. Toutes les communications libres orales (vidéos, supports visuels) doivent être présentées en français, la langue du congrès. Certains mots et concepts qui ne peuvent être traduits peuvent toutefois être présentés dans une autre langue.
Quels outils informatiques me conseillez-vous d’utiliser pour réaliser la captation de ma communication libre?
L’Acfas n’exige pas que la captation vidéo de votre communication libre soit réalisée avec un outil en particulier. Voici une liste de différents logiciels qui offrent des possibilités d’enregistrement. Cette liste n'est pas exhaustive, vous pouvez utiliser le logiciel de votre choix.
PowerPoint
Vous pouvez enregistrer votre diaporama et votre narration en passant directement par le logiciel PowerPoint si vous disposez de la version Office 365. Pour ce faire, vous devez aller dans l’onglet « Diaporama » et cliquer sur « Enregistrer le diaporama ». Une fois la narration terminée, vous devez exporter la vidéo. Consultez le tutoriel.
Loom
Loom est un outil numérique de captation d’écran qui fonctionne à l’aide d’une extension sur Google Chrome ou à travers une application directement installée sur votre ordinateur. Il vous offre la possibilité d’enregistrer une page Internet ou un programme ouvert sur votre bureau en plus d’ajouter votre caméra sous forme de vignette. Plusieurs fonctionnalités de base sont offertes gratuitement, mais pour une vidéo de plus de 5 minutes, vous aurez besoin d’un compte Affaires. Le logiciel n’est pas offert en français. Consultez le tutoriel.
Teams
Teams est un logiciel lié à la suite Office qui permet entre autres, lors d’une vidéoconférence, d’enregistrer celle-ci afin d’y avoir accès plus tard et de la partager. Vous pouvez également partager votre écran afin d’afficher un diaporama ou un PDF, par exemple. Teams est offert en français. Consultez le tutoriel.
Zoom
Zoom est un logiciel de vidéoconférence qui vous donne également la possibilité d’enregistrer le contenu de celle-ci, notamment en faisant un partage d’écran. L’Acfas vous recommande alors d’enregistrer directement sur votre ordinateur, puisque l’enregistrement sur le nuage a une date d’expiration. Le logiciel, gratuit, est offert en français. Consultez le tutoriel.
Screencastify
Screencastify est un outil de captation d’écran fonctionnant à l’aide d’une extension dans votre navigateur. Plusieurs fonctionnalités de base sont offertes gratuitement, mais vous aurez besoin d’un compte professionnel pour produire une vidéo d’une durée supérieure à 5 minutes. Le logiciel n’est pas offert en français. Consultez le tutoriel.
Quels conseils pouvez-vous me donner pour réaliser une vidéo de qualité?
L’Acfas vous recommande d’accorder une attention particulière aux points suivants :
- Choisissez un lieu calme, sans bruit. Éteignez toutes les notifications de votre ordinateur et de votre cellulaire;
- Si vous utilisez des logiciels en ligne pour réaliser la captation vidéo, assurez-vous que votre connexion Internet est de bonne qualité, puisqu’elle aura un impact direct sur la qualité de l’image;
- N’hésitez pas à utiliser un micro-casque afin de maximiser la qualité de la captation sonore. Pour que le son capté soit homogène du début jusqu’à la fin, veillez à maintenir le microphone en place, par exemple avec un trombone, pour éviter qu’il frotte sur vos vêtements;
- Ne pas hésiter à se filmer, même si ce n’est pas obligatoire, ça dynamisera votre présentation;
- Évitez de vous enregistrer à contre-jour ou dans une pièce sombre;
- Placez l’ordinateur ou la webcaméra au niveau des yeux (éviter les plans de contre-plongée);
- Privilégiez un arrière-plan neutre et évitez d’utiliser le mode de l’arrière-plan flou;
- Faites attention à votre posture;
- Soyez attentif à votre conclusion, en finissant votre vidéo avec message fort. Vous pouvez également inciter à la communication en évoquant la fonction commentaire sous la vidéo;
- Si jamais vous êtes dérangé pendant l’enregistrement (sonnerie de téléphone…), recommencez ou faites du montage;
- N’hésitez pas à effectuer des tests préalables afin de trouver les conditions idéales pour réaliser la captation;
- Pour d’autres conseils, l’Acfas vous invite à consulter nos Conseils pour communiquer par vidéo, dans lequel vous trouverez des trucs et astuces pour bien préparer votre communication scientifique.
Certaines des ressources suivantes sur RaccourSci pourraient aussi vous intéresser :
- Les 10 RaccourSci de la communication scientifique orale
- Comment bien réussir sa communication orale
- Les sciences en vidéo, est-ce différent?
Je ne désire pas présenter de PowerPoint durant ma communication libre. Dois-je quand même utiliser le gabarit de diapositives fourni par l’Acfas?
Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser, 3 secondes au début et 3 secondes à la fin de votre vidéo, le gabarit fourni par l’Acfas.
Vous pouvez télécharger le gabarit ici.
J’aimerais réaliser du montage. Quels programmes me conseillez-vous d’utiliser?
L’Acfas n’exige pas que vous réalisiez un montage de votre présentation, mais voici deux logiciels qui peuvent vous aider si vous désirez le faire :
OpenShot
OpenShot est un logiciel libre et gratuit de montage offert en français et compatible avec Linux, OS X et Windows. Pour l’utiliser, vous aurez besoin de sauvegarder votre vidéo sur votre ordinateur. Consultez le tutoriel.
Adobe Premiere Pro
Adobe Premiere Pro est un logiciel payant de montage offert en français et compatible avec OS X et Windows. Pour l’utiliser, vous aurez besoin d’un compte et devrez sauvegarder votre vidéo sur votre ordinateur. Consultez le tutoriel.
Quelle résolution d’images doit avoir mon fichier vidéo?
L’Acfas vous demande d’enregistrer votre vidéo selon le ratio 16:9.
Quelle taille doit avoir mon fichier vidéo?
Le poids maximal de votre vidéo est de 3 Go. L'Acfas vous demande idéalement de compresser votre vidéo avant de la téléverser.
Sous quel format dois-je enregistrer ma vidéo?
Vous devez enregistrer votre vidéo sous le format mp4 uniquement.
Dois-je compresser ma vidéo?
Vous devrez idéalement compresser votre vidéo avant de la verser sur le site de l’Acfas. Cependant, assurez-vous que ceci ne nuit pas à la qualité de votre document avant de procéder au téléversement.
Quels sont les outils disponibles pour compresser ma vidéo?
Pour réduire la taille de votre fichier vidéo, vous pouvez utiliser des logiciels offerts sur votre ordinateur.
Il est aussi possible de compresser votre vidéo en ligne. Nous vous recommandons un des deux sites Internet suivants à cette fin :
Après la compression, assurez-vous de vérifier la qualité de la vidéo avant de procéder au téléversement sur le site de l'Acfas.
Pouvez-vous m’offrir un soutien personnalisé pour l'enregistrement de ma vidéo?
En raison du nombre élevé de communications libres, il n’est pas possible de fournir un soutien personnalisé. Vous pouvez toutefois écrire à congres@acfas.ca si vous avez des questions précises ou si vous éprouvez des problèmes lors du téléversement. Des tutoriels pourront vous être envoyés, en fonction du logiciel que vous utiliserez. De plus, l’Acfas a un programme d'ateliers de formation que nous vous invitons à consulter régulièrement.
Une session d’informations pour les auteurs et autrices de communications libres orales aura lieu le 18 février 2025.
Une session d'informations pour les auteurs et autrices de communications libres du 1er cycle aura lieu le 20 février 2025.
Des conseils favorisant la bonne communication orale à distance et des informations relatives à l’enregistrement vidéo seront offerts.
TÉLÉVERSEMENT DE LA VIDÉO OU DE L'AFFICHE
À quel moment dois-je transmettre ma communication libre?
Le téléversement de votre vidéo devra se faire entre le 17 mars et le 4 avril 2025. L’Acfas se chargera de mettre en ligne les vidéos et les affiches PNG sur son site Internet et sur Vimeo.
Merci de respecter cette date limite afin de vous assurer un affichage dans le programme. Les personnes qui n'auront pas téléversé leurs communications libres avant la date limite seront retirés du programme du 92e Congrès de l'Acfas.
Comment dois-je transmettre ma communication libre?
Affiche :
Vous verrez dans votre tableau de bord un encadré bleu dans lequel le message suivant s’affichera : « Vous pouvez maintenant téléverser votre communication libre et donner votre consentement de diffusion ici. » Ce message sera suivi du titre de votre ou de vos communications libres.
- Cliquez sur le titre de la communication.
- Vous arriverez sur une page intitulée « Téléversement d’une communication libre ». Vous y trouverez le texte de consentement de diffusion. Lisez-le attentivement, puis cochez la case « Accepter la diffusion publique de ma communication ». Cliquez ensuite sur « Téléverser une communication libre ».
- Vous arriverez sur une page intitulée « Téléverser une communication libre ». Vous y verrez deux encadrés.
- Celui de droit permet de téléverser une vidéo de maximum 5 minutes pour présenter votre affiche. Le téléversement de cette vidéo est facultatif. Cliquez sur l'encadré « Sélectionnez une vidéo » afin de choisir parmi les dossiers de votre ordinateur celui à téléverser. Veuillez attendre la fin du téléchargement.
- Celui de gauche permet de téléverser une image PNG. Le téléversement de ce PNG est obligatoire. Cliquez sur l'encadré « Sélectionnez une image » afin de choisir parmi les dossiers de votre ordinateur celui à téléverser. Veuillez attendre la fin du téléchargement.
- Vous verrez un message confirmant le téléversement de votre communication libre dans votre tableau de bord.
Si vous présentez plus d’une communication libre, vous devrez recommencer à partir de l'étape 1 pour la seconde communication libre. Assurez-vous d’associer le fichier correspondant au titre qui se trouve dans l’encadré.
Attention : Si vous choisissez de produire une vidéo d'accompagnement, elle doit être téléversée en même temps que votre affiche puisqu'il est impossible de faire un téléversement d'une même communication libre en deux temps. En cas de problème, veuillez écrire à congres@acfas.ca.
Orale :
Vous verrez dans votre tableau de bord un encadré bleu dans lequel le message suivant s’affichera : « Vous pouvez maintenant téléverser votre communication libre et donner votre consentement de diffusion ici ». Ce message sera suivi du titre de votre ou de vos communications libres.
- Cliquez sur le titre de la communication.
- Vous arriverez sur une page intitulée « Téléversement d’une communication libre ». Vous y trouverez le texte de consentement de diffusion. Lisez-le attentivement, puis cochez la case « Accepter la diffusion publique de ma communication ». Cliquez ensuite sur « Téléverser une communication libre ».
- Vous arriverez sur une page intitulée « Téléverser une communication libre ». Cliquez sur l'encadré « Sélectionnez vidéo » afin de choisir parmi les dossiers celui à téléverser. Veuillez attendre la fin du téléchargement.
- Vous verrez un message confirmant le téléversement de la vidéo dans votre tableau de bord.
Si vous présentez plus d’une communication libre, vous devrez recommencer à partir de l'étape 1 pour la seconde communication libre. Assurez-vous d’associer le fichier correspondant au titre qui se trouve dans l’encadré.
Je n'arrive pas à téléverser mon fichier. Que faire?
Pour les affiches :
- vérifiez le poids de votre document : il doit être inférieur à 6 Mo.
- assurez-vous d'avoir converti votre affiche en format PNG. Tout autre format sera automatiquement refusé par le plateforme de téléversement.
- privilégiez l’un des navigateurs Internet suivants : Mozilla Firefox ou Google Chrome.
Pour les vidéos :
- assurez-vous d'avoir converti votre vidéo en format Mp4
- désactivez votre bloqueur de publicités
- assurez-vous de fermer tous les logiciels demandant l'utilisation de bande passante (logiciel permettant d'écouter de la musique ou des vidéos, par exemple)
- privilégiez l’un des navigateurs Internet suivants : Mozilla Firefox ou Google Chrome.
Pour tout problème technique lors du téléversement de votre communication libre, veuillez écrire à congres@acfas.ca
Pourquoi me demande-t-on de signer une autorisation de diffusion?
La signature autorise l’Acfas à présenter votre vidéo ou votre affiche en format PNG sur son site durant le congrès, voire après. Vous demeurez l’unique propriétaire de votre communication libre.
Cette autorisation dégage aussi l’Acfas et les universités hôtesses de toute responsabilité quant aux propos tenus dans vos capsules vidéo ou du contenu de votre affiche. Vous devrez vous assurer de respecter les lois et règlements en vigueur concernant, entre autres, la protection de la vie privée et le droit d’auteur. Les équipes organisatrices ne pourront pas être tenues responsables de l’utilisation frauduleuse d’images ou d’autre contenu. L’Acfas vous encourage à vous assurer que vos présentations respectent les règles d’équité (traiter chaque individu, chaque groupe de façon juste en tenant compte de ses caractéristiques particulières afin de le placer sur un plan d’équité), de diversité (sexe, origine, physique, religion, valeurs, âge, éducation, etc.) et d’inclusion (mettre en place un environnement respectueux de la diversité qui intègre pleinement tout individu).
PENDANT LE CONGRÈS
Est-ce qu’il y aura un horaire précis pour la présentation de ma communication libre?
Les communications libres orales et par affiche sont accessibles tout au long du congrès sur le site Internet de l'Acfas. Vous n’avez donc pas de contraintes d’horaire, puisque vous aurez transmis votre vidéo ou votre affiche entre le 17 mars et le 4 avril 2025.
J'ai fait une communication libre. Dois-je me rendre à l’École de Technologie Supérieure?
Votre communication libre étant diffusée en ligne, vous n'avez pas l'obligation de vous rendre à l'École de Technologie Supérieure durant la semaine du congrès.
Votre inscription au congrès vous donnant accès à l'ensemble des activités, vous pouvez vous rendre sur place si vous le souhaitez.
- Tous les colloques seront accessibles en ligne et sur place, ou uniquement en ligne, suivant le choix du responsable de colloque;
- Les activités de culture scientifique comprennent toutes les activités spéciales et Science-moi!. Ces activités auront lieu sur place ou en ligne en fonction de la nature de chaque activité.
Je voudrais visionner des communications libres durant la semaine du congrès. Par où dois-je passer?
Vous pourrez visionner toutes les communications libres qui vous intéressent en passant par notre site internet. Les vidéos et les affiches en format PNG seront regroupées selon l’un des domaines de recherche que vous avez définis au moment de soumettre votre proposition de communication.
Est-ce que le public pourra poser une question ou émettre un commentaire après avoir visionné une communication libre?
L’auditoire pourra, à la suite du visionnement de votre capsule vidéo ou de votre affiche, vous poser des questions écrites sous forme de commentaires dans la page même de votre communication libre. L’Acfas vous encourage à aller consulter régulièrement votre communication libre dès le 28 avril 2025 afin de pouvoir participer activement à la discussion et réseauter. Comme il est possible de laisser des commentaires écrits sous les capsules, vous disposerez de davantage de temps afin de répondre aux questions et ainsi participer à une discussion autour de vos recherches.
Pour répondre aux commentaires, veuillez vous connecter tout d'abord à votre compte utilisateur, puis rendez-vous sur la page de votre communication libre.
N'hésitez pas à remplir votre profil public sur le site de l'Acfas afin que les personnes qui visionnent votre communication libre puisse avoir plus d'informations sur vous et vos recherches, ou puissent vous rejoindre.
Quelles sont les retombées de visionnement envisagées?
Les communications libres seront accessibles en tout temps dès le 28 avril 2025. Elles pourront être visionnées par les autres congressistes, mais également par des personnes qui ne sont pas inscrites au congrès. N’hésitez pas à partager le lien de votre vidéo avec votre réseau.
Pour des conseils de réseautage, veuillez consulter l'article Comment réseauter avec sa vidéo de communication d'un congrès sur le site de la plateforme RaccourSci.
Est-ce que j’ai le droit de présenter ma vidéo ou mon affiche ailleurs, après la tenue du congrès de l’Acfas?
Vous demeurez le propriétaire de la vidéo ou de votre affiche, ainsi que de son contenu. Vous pouvez donc l’utiliser et la diffuser comme vous le désirez après le congrès.
Ressources
Le Réseau de l’Université du Québec consacre un site Internet à la communication orale et par affiche; consultez-le pour plus de détails.
Vous pouvez consulter les conseils les plus fréquemment donnés par l’Acfas en communication orale grâce à ces cartes illustrées par Marie Mainguy. Ce jeu a été conçu en partenariat avec les Fonds de recherche du Québec et en collaboration avec Espaces temps.
Les activités de formation de l'Acfas
L’Acfas offre tout au long de l'année des formations pour aider les auteurs et autrices à préparer une communication scientifique. Consultez la page Activités de formation pour plus de renseignements.
RaccourSci
La plateforme numérique RaccourSci présente des ressources en français pour apprendre à s’exprimer de manière claire, simple et concise. Vous y trouverez un répertoire de ressources sur la communication scientifique en français et une source de contenu original alimentée par des contributeurs et contributrices du monde entier. Consultez les conseils applicables en congrès ou pour la rédaction d’un mémoire, mais également pour des communications vulgarisées, adaptées à un public non expert. Les ressources répertoriées proviennent d’universités, de blogues, de vulgarisateurs et vulgarisatrices scientifiques, etc. Elles se présentent sous forme d’articles, de vidéos, de cours, de livres ou encore de sites Internet.
Voici quelques exemples de contenu :
- Les 10 RaccourSci de la communication scientifique orale
- Les 10 RaccourSci de la communication scientifique par affiches
- Comment structurer son affiche scientifique?
- La recherche scientifique, ça se raconte!
Vous pouvez aussi participer au programme de formation sur la communication scientifique Parcours. Communiquer les sciences est une obligation académique (exemple : présentation lors d’un congrès), qui nécessite du savoir-faire, que vous pouvez développer en participant au Parcours de la plateforme RaccourSci (initiative Acfas et AUF) : autodiagnostic, vidéos pratiques, conseils, exercices, liens vers des ressources vous accompagnent pour préparer ou améliorer votre communication savante.
Le Service-conseil en communication
Des conseillers et des conseillères en communication regarderont les communications afin d’offrir aux auteurs et autrices une rétroaction sur l’aspect communicationnel des présentations (forme, prestation, qualité de la présentation visuelle, etc.). Cette initiative est rendue possible grâce à la collaboration des Fonds de recherche du Québec.
Pour accéder à votre fiche de conseils, une fois votre communication terminée :
- Connectez-vous à votre compte d'utilisateur sur acfas.ca; vous vous retrouverez dans votre « Tableau de bord ».
- Dans la rubrique « 92e Congrès de l'Acfas », cliquez sur « Mes conseils en communication ».
Personnes-ressources
Les équipes des universités hôtesses et de l’Acfas mettront tout en œuvre pour vous accompagner en vue d’assurer le succès de votre communication.
Gauthier Alfonsi
Coordonnateur de projets - Congrès et communications libres
gauthier.alfonsi@acfas.ca
(+1) 514 849-0045, poste 233
Inscriptions
Micheline Lacombe
micheline.lacombe@acfas.ca
(+1) 514 849-0045, poste 224