Aller au contenu principal
Il y a présentement des items dans votre panier d'achat.

Guide des auteurs et autrices de communications libres

guide communications libres

Bienvenue au 90e Congrès de l'Acfas!

L’Acfas, l’Université de Montréal, HEC Montréal et Polytechnique Montréal sont heureuses de vous compter parmi les auteurs et autrices de communications libres du 90e Congrès de l’Acfas, qui se tiendra à Montréal du 8 au 12 mai 2023 . Ce sont plus de 6 000 congressistes qui sont attendus. Les activités scientifiques du congrès, les activités de réseautage, les activités pour la relève et grand public se déploieront sur place et en ligne, dans le respect des consignes sanitaires. 

Vous trouverez dans le présent guide les informations nécessaires pour assurer le bon déroulement de vos interventions : le format des communications libres, les activités facultatives mises en place pour que vous puissiez échanger avec vos pairs et des expert-e-s, les échéances à respecter, les communications, etc.  Vous trouverez aussi des informations dans La foire aux questions pour les auteurs et autrices de communications libres.

Congrès 2023

Le format de l’événement a été repensé avec une nouvelle formule comprenant des activités sur les lieux du congrès et en ligne. Les équipes organisatrices ont à cœur de développer la diffusion de la recherche tout en offrant une expérience riche en échanges dans des conditions les plus adaptées et favorables à tous et à toutes.

 

Le congrès dans son ensemble
  • Le congrès de l’Acfas sera accessible sur place et en ligne pour toutes les activités scientifiques (hors réseautages);
  • Les activités non-scientifiques seront sur place ou en ligne en fonction du format de l’activité;
  • En participant au congrès de l’Acfas, les congressistes s’engageront à respecter les règles sanitaires et les limitations éventuelles de déplacement entre les zones géographiques;
  • L’Acfas et les établissements hôtes s’engagent à respecter et diffuser les conditions sanitaires pendant le congrès;
  • Si une crise sanitaire devait survenir ou empirer dans les dernières semaines avant le congrès, un plan d’action sera mis en place afin que le congrès se tienne en webdiffusion pour une grande partie de sa programmation.
Congrès accessibilité

Personnes-ressources

Les équipes des universités hôtesses et de l’Acfas mettront tout en œuvre pour vous accompagner en vue d’assurer le succès de votre communication. 

 

Communications libres
Julie-Anne Godin-Laverdière 
julie-anne.godin-laverdiere@acfas.ca
 (+1) 514 849-0045, poste 233

 

Inscriptions 
Micheline Lacombe 
micheline.lacombe@acfas.ca
(+1) 514 849-0045, poste 224

Préparer sa communication libre

Vous trouverez ici toute l'information nécessaire pour bien préparer votre communication libre.

 calendrier

Dates et étapes importantes jusqu'au moment du congrès

 

DATES ET ÉTAPES

ACTIONS ET OUTILS

15 décembre 2022
Réception de l’avis d’acceptation de l’Acfas 
Réception du Guide des auteurs et autrices de communications libres
Réception de la Foire aux questions pour les auteurs et autricees de communications libres
Réception du Guide des bonnes pratiques numériques
Réception du sondage logistique


Répondre en ligne au sondage logistique reçu par courriel (date limite 11 janvier 2023)

10 janvier 2023
Date limite pour remplir le sondage logistique


Date limite pour répondre au sondage logistique

11 janvier 2023
Ouverture de l’inscription

Inscription obligatoire pour les auteurs et les autrices de communications libres sur le site de l'Acfas. Cliquer ici

31 janvier 2023
Date limite afin de bénéficier des ententes universitaires pour l’inscription des étudiants et étudiantes de l’Université de Montréal, HEC Montréal et de l’Université Laval

10 février 2023
Date limite pour les inscriptions des auteurs et des autrices de communications libres


Procédures pour certaines universités québécoises expliquées en ligne ici



Inscription obligatoire pour les auteurs et autrices de communications libres sur le site de l'Acfas. Cliquer ici

15 février 2023
Début de l’inscription aux séances d’échanges thématiques en ligne


Liens d’inscription envoyés par courriel

16 février 2023
Session d’information pour les auteurs et autrices de communications libres orales


Zoom

21 février 2023
Session d’information pour les auteurs et autrices de communications libres par affiche


Zoom

22 février 2023
Session d'information pour les auteurs et autrices de communications libres du 1er cycle


Zoom

20 mars 2023
Diffusion du programme général du congrès en ligne ici


L'Acfas vous invite à faire la promotion de votre communication libre dans vos réseaux

21 mars 2023
Ouverture du formulaire d'autorisation de diffusion et modalités de dépôt de la vidéo ou du document JPEG


Autorisation de diffusion et modalités de dépôt de la vidéo ou du document JPEG à inscrire dans votre tableau de bord sur acfas.ca

7 avril 2023
Date limite pour le dépôt de votre vidéo ou de votre document JPEG sur acfas.ca
Date limite pour la signature de l’autorisation de diffusion

Fin de l’inscription aux séances d’échanges thématiques


Dépôt et autorisation de diffusion à inscrire dans votre tableau de bord
 

Locaux ou liens de connexion envoyés par courriel dans la semaine précédent le Congrès (selon le format de la séance d'échange)

1er mai 2023
Mise en ligne des communications libres


Début de la diffusion en ligne de votre communication libre orale ou par affiche

Du 8 au 12 mai 2023
90e Congrès de l’Acfas organisé en collaboration avec l’Université de Montréal, HEC Montréal et Polytechnique Montréal. 


Séances d'échanges thématiques sur place. Certaines séances seront offertes en ligne.
Des activités de réseautage ainsi que certaines activités sociales, relève et Science-moi! seront accessibles sur place ou en ligne, selon le format choisi.

Déroulement du congrès

Le 90e Congrès de l’Acfas est organisé en collaboration avec l’Université de Montréal, HEC Montréal et Polytechnique Montréal.

  • Les communications libres seront accessibles uniquement en ligne. 
  • Toutes les communications libres doivent se faire en français et respecter les normes de présentation de l’Acfas. 
  • Notez que nous ne vous demandons pas de nous fournir le texte de votre présentation.
  • La participation des coauteurs et coautrices est facultative.

 

Colloques

Les colloques seront présentés uniquement en ligne, ou sur place et en ligne, selon le choix des responsables de colloques.

 

Communications libres

Les communications libres orales seront présentées sous forme de capsules vidéo alors que les communications libres par affiche seront présentées sous forme de documents JPEG. Cette pratique comporte plusieurs avantages pour les auteur-e-s. Par exemple :

  • Favoriser un rayonnement plus grand des communications scientifiques en élargissant la plage horaire de disponibilité et en dématérialisant leur accès 

  • Développer ses compétences de synthèse 

  • Pratiquer ses présentations devant un écran en ligne, pour les auteurs et autrices de communications libres orales

L’Acfas vous accompagnera en amont de la production des capsules vidéo et des affiches en format JPEG. Elle assurera le contrôle de qualité des fichiers et le respect des consignes. L’Acfas maintient le service-conseil en communications, un élément clé des communications libres. Après le congrès, vous trouverez votre fiche-conseil personnalisée dans votre tableau de bord.

Des activités facultatives (sur inscription) appelées séances d’échanges thématiques sont offertes en ligne aux auteurs et autrices de communications libres afin qu’ils disposent d’un lieu d’échanges avec leurs pairs, des experts et des expertes pour échanger sur leurs recherches. La programmation sera annoncée le 15 février 2023

CL

Autres activités

Des activités complémentaires à la programmation scientifique auront lieu tout au long de la semaine, notamment un Espace relève, une programmation tout public Science-moi!, des activités sociales et de réseautage qui se tiendront sur les campus de l'Université de Montréal, HEC Montréal et Polytechnique Montréal, ou en ligne. Notez que la participation à certaines activités pourrait nécessiter une réservation préalable.

Séances d'échanges thématiques

Des séances d'échanges thématiques ont été mises sur pied pour vous permettre d’étendre vos connaissances, vos approches et votre réseau. La participation à ces activités est facultative et l'inscription est obligatoire.

Les séances d’échanges thématiques seront animées par des experts et des expertes, membres du comité scientifique pour la plupart, et regrouperont les auteurs et autrices de communications libres. Lors de ces séances, vous aurez l’occasion de discuter de vos travaux de recherche de manière transversale avec des membres de la relève, des membres du comité scientifique ainsi que d’autres chercheuses et chercheurs seniors qui s’intéressent à la thématique concernée. Il ne s'agit pas de refaire votre communication libre orale ou de présenter votre affiche, mais bien de discuter de vos recherches en fonction d'un axe thématique. 

Profitez de l’occasion pour bonifier votre réseau et venir échanger sur une thématique en lien avec vos recherches actuelles ou sur un projet que vous aimeriez développer dans le futur, que vous soyez étudiante, étudiant, ou chercheuse, chercheur plus chevronné!

 

Modalités 

La plupart des séances auront lieu sur place, mais certaines seront offertes uniquement en ligne.

Lors de ces périodes de discussion, d’une durée de 2 h 30, les personnes participant seront invitées à présenter en 4 minutes, et ce, sans support visuel, comment leurs recherches peuvent être envisagées au regard de l'axe transversal de la séance d'échanges. Après une brève présentation de chaque participant ou participante, l’animateur ou l'animatrice les invitera à discuter de différents sujets. Afin de favoriser les échanges, les places sont limitées.

 

Inscription préalable obligatoire 

Les places sont réservés en priorités aux auteurs et aux autrices de communications libre entre le 15 février et le 7 avril 2023, mais à partir du 10 avril 2023 et jusqu'au 3 mai, toutes et tous les congressistes sont invités à y participer. Vos coauteurs et coautrices sont aussi les bienvenues, même sans inscription au congrès. Veuillez noter que l’accès à l’inscription pour les séances d’échanges thématiques se fait dans la limite des places disponibles.

Concours d'affiches pour les membres de la relève

Depuis le 89e Congrès, un concours d'affiches est offert aux auteurs et autrices de communications libres par affiche étudiant au 2e cycle, 3e cycle ou aux stagiaires au postdoctorat dont la proposition a été acceptée au programme. Les membres de la relève admissible au concours doivent avoir préalablement indiqué leur désir d'y participer lors de la soumission de sa proposition.

ConcoursAffiches

Objectifs du concours

Souligner l’excellence des auteurs et autrices de communications libres par affiche et encourager la relève à réaliser des affiches scientifiques dans le cadre du congrès.

 

Format de l'affiche

L’affiche sous format JPEG doit être téléversée sur le site Internet de l’Acfas par chaque auteur ou autrice de communication libre par affiche entre le 21 mars et le 7 avril 2023. Ceux qui n’auront pas remis leur affiche à ce moment seront disqualifiés.

 

Sélection des affiches

L’évaluation est réalisée par un jury composé de 5 membres. Ils et elles proviennent des instances de gouvernance de l’Acfas (C.A., comité scientifique du 90e Congrès, comité aviseur, comité relève). Le jury est composé avec le souci de garder un équilibre disciplinaire entre les membres. 

 

Mode d'évaluation

La sélection se fait en deux temps. Les membres du jury devront tout d’abord faire une présélection en tenant compte des résumés anonymisés de 1500 caractères (espaces compris). Les 30 résumés qui obtiennent le résultat le plus élevé seront retenus et passeront au second tour. Dans un second temps les membres du jury évalueront les affiches en format JPEG des 30 résumés présélectionnés et en retiendront 10. La sélection se fait suivant la grille présentée ci-après.

 

Grille d'évaluation
  • Justification du problème – 3 points
  • Clarté et organisation (structuration) – 5 points
  • Résultats et conclusion – 5 points
  • Synthèse – 5 points
  • Méthodologie – 5 points
  • Coup de cœur – 2 points

Cette grille est utilisée lors des deux périodes d'évaluation.

 

Calendrier
  • 16 février 2023 : les membres du jury reçoivent les résumés des affiches pour en faire une présélection (voir la grille d'évaluation)
  • 13 avril 2023 : les membres du jury recevront une copie numérique des 30 affiches présélectionnées. 
  • Fin avril 2023 : les membres du jury se rencontreront afin de délibérer. Lors de cette rencontre, le jury doit s'entendre sur les 10 affiches lauréates (voir la grille d'évaluation). 
  • Début mai 2023 : les personnes lauréates seront contactées par courriel et devront fournir une courte biographie.
  • 8 au 12 mai 2023 : Exposition des 10 affiches lauréates au 90e Congrès de l'Acfas. 

 

Nature des prix

L’Acfas offrira une adhésion à chaque récipiendaire (ou prolongation d’un an si la personne est déjà membre), deux exemplaires du Guide pratique de vulgarisation scientifique de Sophie Malavoy. De plus, un article présentant chaque affiche lauréate et une courte biographie (100 mots) de chaque récipiendaire sera publié dans le Magazine de l'Acfas.

Les récipiendaires pourront aussi choisir deux inscriptions gratuites parmi les activités suivantes : 

  • Formation scientifique offerte par l’Acfas durant l’année 2022-2023 (les récipiendaires pourraient opter pour l’inscription à deux activités de formation scientifiques),
  • Une inscription pour assister à l’ensemble des activités des Journées de la relève en recherche de 2023 ;
  • Une inscription au 91e Congrès organisé en collaboration avec l'Université d'Ottawa (2024)

Pour voir les affiches lauréates du 89e Congrès, cliquez ici.

Remplir et remettre votre sondage logistique

L'Acfas vous invite à faire part de votre intérêt à participer aux séances d’échanges thématiques en répondant à un sondage logistique. Ce sondage permettra de définir le nombre et le format (en ligne ou sur place) de ces séances. Vos réponses à ce sondage est essentielle d’un point de vue logistique.

Pour remplir et transmettre votre sondage, cliquez ici (lien à venir). Ce sondage doit être complété au plus tard le 11 janvier 2023 .

Communications libres pour les étudiants et étudiantes du 1er cycle

À partir du 90e Congrès de l'Acfas, les personnes étudiant au 1er cycle ayant complété une année universitaire pourront soumettre une communication libre. Toutes les communications orales réalisées par des auteurs et autrices du 1er cycle sont présentées sous forme de capsules vidéo de 5 à 6 minutes, accessibles en tout temps durant le congrès, voire après. Les vidéos qui excéderont la durée maximale prescrite seront refusées. Toutes les communications libres doivent se faire en français et respecter les normes de présentation de l’Acfas. 

Schéma CL 1er cycle

Les auteurs et autrices de communications libres du 1er cycle devront obligatoirement être accompagnés d'une professeure ou d'un professeur encadrant qui supervisera les activités de recherche de l'étudiant ou de l'étudiante afin de l'accompagner dans la rédaction de la proposition et de la préparation de la communication. Le professeur ou la professeure encadrant participe toutefois pas à la vidéo de la communication libre du 1er cycle.

Vous devrez utiliser votre propre matériel informatique et en assumer les coûts éventuels. De plus, le titre de votre vidéo doit être le numéro de référence de votre communication, suivi de vos nom et prénom; par exemple : 00000Godin-LaverdiereJulie-Anne.

Important : Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser, au début et à la fin de votre vidéo, le gabarit fourni par l’Acfas. Vous pourrez arrêter le partage d’écran 3 secondes après le début de l’enregistrement et le redémarrer pour la dernière diapositive à la toute fin de votre présentation pour une période 3 secondes.

diapositives

D’autres diapositives ont été insérées dans le gabarit : vous pouvez vous en servir et les modifier, au besoin, mais elles ne sont pas obligatoires, contrairement à la première et à la dernière diapositives.

Pour télécharger le gabarit, cliquez ici

L’auditoire pourra, à la suite du visionnement de votre capsule, vous poser des questions sous forme de commentaires écrits directement sous votre vidéo. L’Acfas vous suggère d’aller consulter régulièrement la page de votre présentation afin de pouvoir participer activement à la discussion et de réseauter. Pour répondre aux commentaires et aux questions qui vous sont adressés, connectez-vous à votre compte utilisateur, puis rendez-vous à la page de votre communication libre.

 

Conseils généraux

L’Acfas vous invite à produire votre communication libre orale sous forme de capsule vidéo. Cette transition vers la présentation numérique aura une influence positive sur la diffusion de vos recherches et contribuera au développement de compétences transversales telles que la capacité de synthèse et d’adaptation à un public diversifié. En effet, les personnes qui visionneront votre vidéo proviendront de la sphère scientifique, mais ne seront pas nécessairement spécialistes de votre domaine de recherche.

Portez une attention particulière aux points suivants :

  • Qualité du son et de l’éclairage

  • Qualité de la connexion Internet

  • Arrière-plan neutre et sans flou

  • Posture

Pour des conseils plus spécifiques concernant votre captation, consultez le Guide de bonnes pratiques numériques produit par l’Acfas.

 

Captation

L’Acfas n’exige pas que la captation soit réalisée avec un outil en particulier. Voici une liste de différents logiciels qui offrent des possibilités d’enregistrement et que vous pourrez utiliser.

PowerPoint
Vous pouvez enregistrer votre diaporama et votre narration en passant directement par le logiciel PowerPoint si vous disposez de la version Office 365. Pour ce faire, vous devez aller dans l’onglet « Diaporama » et cliquer sur « Enregistrer le diaporama ». Une fois la narration terminée, vous devez exporter la vidéo. Consultez le tutoriel.

Loom
Loom est un outil numérique de captation d’écran qui fonctionne à l’aide d’une extension sur Google Chrome ou au moyen d’une application directement installée sur votre ordinateur. Il vous offre la possibilité d’enregistrer une page Internet ou un programme ouvert sur votre bureau en plus d’ajouter votre caméra sous forme de vignette. Plusieurs fonctionnalités de base sont offertes gratuitement, mais pour une vidéo de plus de 5 minutes, vous aurez besoin d’un compte Affaires. Le logiciel n’est pas offert  en français. Consultez le tutoriel.

Teams
Teams est un logiciel lié à la suite Office qui permet, entre autres, d’effectuer puis d’enregistrer une vidéoconférence afin d’y avoir accès plus tard et de la partager. Vous pouvez également partager votre écran afin d’afficher un diaporama ou un PDF, par exemple. Teams est offert en français. Consultez le tutoriel.

Zoom
Zoom est un logiciel de vidéoconférence qui vous donne la possibilité d’enregistrer le contenu de celle-ci, notamment le partage d’écran. L’Acfas vous recommande d’enregistrer alors directement sur votre ordinateur, puisque l’enregistrement sur le nuage a une date d’expiration. Le logiciel, gratuit, est offert en français. Consultez le tutoriel.

Screencastify
Screencastify est un outil de captation d’écran fonctionnant à l’aide d’une extension dans votre navigateur. Plusieurs fonctionnalités de base sont offertes gratuitement, mais vous aurez besoin d’un compte professionnel pour produire une vidéo d’une durée supérieure à 5 minutes. Le logiciel n’est pas offert en français. Consultez le tutoriel.

 

Montage

L’Acfas n’exige pas que vous fassiez le montage de votre présentation, mais voici deux logiciels qui peuvent vous aider si vous désirez l’effectuer :

OpenShot
OpenShot est un logiciel libre et gratuit de montage, offert en français et compatible avec Linux, OS X et Windows. Pour l’utiliser, vous aurez besoin de sauvegarder votre vidéo sur votre ordinateur. Consultez le tutoriel.

Adobe Premiere Pro
Adobe Premiere Pro est un logiciel de montage offert en français et compatible avec OS X et Windows. Pour l’utiliser, vous aurez besoin d’ouvrir un compte et de sauvegarder votre vidéo sur votre ordinateur. Consultez le tutoriel.

Communications libres orales

Toutes les communications orales sont présentées sous forme de capsules vidéo d'un maximum de 15 minutes, accessibles en tout temps durant le congrès, voire après. Les vidéos qui excéderont la durée maximale prescrite seront refusées. Toutes les communications libres doivent se faire en français et respecter les normes de présentation de l’Acfas. 

Schéma CL orales

Vous devrez utiliser votre propre matériel informatique et en assumer les coûts éventuels. De plus, le titre de votre vidéo doit être le numéro de référence de votre communication, suivi de vos nom et prénom; par exemple : 00000Godin-LaverdiereJulie-Anne.

Important : Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser, au début et à la fin de votre vidéo, le gabarit fourni par l’Acfas. Vous pourrez arrêter le partage d’écran 3 secondes après le début de l’enregistrement et le redémarrer pour la dernière diapositive à la toute fin de votre présentation pour une période 3 secondes.

diapositives

D’autres diapositives ont été insérées dans le gabarit : vous pouvez vous en servir et les modifier, au besoin, mais elles ne sont pas obligatoires, contrairement à la première et à la dernière diapositives. Pour télécharger le gabarit, cliquez ici

L’auditoire pourra, à la suite du visionnement de votre capsule, vous poser des questions sous forme de commentaires écrits directement sous votre vidéo. L’Acfas vous suggère d’aller consulter régulièrement la page de votre présentation afin de pouvoir participer activement à la discussion et de réseauter. Pour répondre aux commentaires et aux questions qui vous sont adressés, connectez-vous à votre compte utilisateur, puis rendez-vous à la page de votre communication libre.

 

Conseils généraux

L’Acfas vous invite à produire votre communication libre orale sous forme de capsule vidéo. Cette transition vers la présentation numérique aura une influence positive sur la diffusion de vos recherches et contribuera au développement de compétences transversales telles que la capacité de synthèse et d’adaptation à un public diversifié. En effet, les personnes qui visionneront votre vidéo proviendront de la sphère scientifique, mais ne seront pas nécessairement spécialistes de votre domaine de recherche.

Portez une attention particulière aux points suivants :

  • Qualité du son et de l’éclairage

  • Qualité de la connexion Internet

  • Arrière-plan neutre et sans flou

  • Posture

Pour des conseils plus spécifiques concernant votre captation, consultez le Guide de bonnes pratiques numériques produit par l’Acfas.

 

Captation

L’Acfas n’exige pas que la captation soit réalisée avec un outil en particulier. Voici une liste de différents logiciels qui offrent des possibilités d’enregistrement et que vous pourrez utiliser.

PowerPoint
Vous pouvez enregistrer votre diaporama et votre narration en passant directement par le logiciel PowerPoint si vous disposez de la version Office 365. Pour ce faire, vous devez aller dans l’onglet « Diaporama » et cliquer sur « Enregistrer le diaporama ». Une fois la narration terminée, vous devez exporter la vidéo. Consultez le tutoriel.

Loom
Loom est un outil numérique de captation d’écran qui fonctionne à l’aide d’une extension sur Google Chrome ou au moyen d’une application directement installée sur votre ordinateur. Il vous offre la possibilité d’enregistrer une page Internet ou un programme ouvert sur votre bureau en plus d’ajouter votre caméra sous forme de vignette. Plusieurs fonctionnalités de base sont offertes gratuitement, mais pour une vidéo de plus de 5 minutes, vous aurez besoin d’un compte Affaires. Le logiciel n’est pas offert  en français. Consultez le tutoriel.

Teams
Teams est un logiciel lié à la suite Office qui permet, entre autres, d’effectuer puis d’enregistrer une vidéoconférence afin d’y avoir accès plus tard et de la partager. Vous pouvez également partager votre écran afin d’afficher un diaporama ou un PDF, par exemple. Teams est offert en français. Consultez le tutoriel.

Zoom
Zoom est un logiciel de vidéoconférence qui vous donne la possibilité d’enregistrer le contenu de celle-ci, notamment le partage d’écran. L’Acfas vous recommande d’enregistrer alors directement sur votre ordinateur, puisque l’enregistrement sur le nuage a une date d’expiration. Le logiciel, gratuit, est offert en français. Consultez le tutoriel.

Screencastify
Screencastify est un outil de captation d’écran fonctionnant à l’aide d’une extension dans votre navigateur. Plusieurs fonctionnalités de base sont offertes gratuitement, mais vous aurez besoin d’un compte professionnel pour produire une vidéo d’une durée supérieure à 5 minutes. Le logiciel n’est pas offert en français. Consultez le tutoriel.

 

Montage

L’Acfas n’exige pas que vous fassiez le montage de votre présentation, mais voici deux logiciels qui peuvent vous aider si vous désirez l’effectuer :

OpenShot
OpenShot est un logiciel libre et gratuit de montage, offert en français et compatible avec Linux, OS X et Windows. Pour l’utiliser, vous aurez besoin de sauvegarder votre vidéo sur votre ordinateur. Consultez le tutoriel.

Adobe Premiere Pro
Adobe Premiere Pro est un logiciel de montage offert en français et compatible avec OS X et Windows. Pour l’utiliser, vous aurez besoin d’ouvrir un compte et de sauvegarder votre vidéo sur votre ordinateur. Consultez le tutoriel.

Communications libres par affiche

Toutes les communications par affiche sont obligatoirement présentées sous forme de fichier JPEG accessible en tout temps durant le congrès, voire après. Il est possible de préparer une courte vidéo de 3 à 5 minutes dans laquelle vous présentez votre affiche. Alors que l’affiche en format JPEG est obligatoire pour touts les auteurs et toutes les autrices de communications libres par affiche, le téléversement de cette vidéo est facultative. Les vidéos qui excéderont la durée maximale prescrite seront refusées. Toutes les communications libres doivent se faire en français et respecter les normes de présentation de l’Acfas. 

 

Le titre de votre document doit être le numéro de référence de votre communication, suivi de vos nom et prénom; par exemple : 00000Godin-LaverdiereJulie-Anne.

L’auditoire pourra, après avoir vu votre affiche sur le site Internet de l’Acfas, vous poser des questions écrites sous forme de commentaires directement sur la page de votre communication libre. L’Acfas vous encourage à aller consulter régulièrement la page de votre présentation afin de pouvoir participer activement à la discussion et de réseauter. Pour répondre aux commentaires et aux questions qui vous sont adressés, connectez-vous à votre compte utilisateur, puis rendez-vous à la page de votre communication libre.

Schéma CL affiches

Vous devrez utiliser votre propre matériel informatique et en assumer les coûts éventuels. De plus, les titres de votre affiche et de votre vidéo doivent être le numéro de référence de votre communication, suivi de vos nom et prénom; par exemple : 00000Godin-LaverdiereJulie-Anne.

Important : Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser, au début et à la fin de votre vidéo, le gabarit fourni par l’Acfas. Vous pourrez arrêter le partage d’écran 3 secondes après le début de l’enregistrement et le redémarrer pour la dernière diapositive à la toute fin de votre présentation pour une période 3 secondes.

diapositives

D’autres diapositives ont été insérées dans le gabarit : vous pouvez vous en servir et les modifier, au besoin, mais elles ne sont pas obligatoires, contrairement à la première et à la dernière diapositives. Pour télécharger le gabarit, cliquez ici

 

Conseils généraux

L’Acfas vous invite à produire votre communication libre orale sous forme de capsule vidéo. Cette transition vers la présentation numérique aura une influence positive sur la diffusion de vos recherches et contribuera au développement de compétences transversales telles que la capacité de synthèse et d’adaptation à un public diversifié. En effet, les personnes qui visionneront votre vidéo proviendront de la sphère scientifique, mais ne seront pas nécessairement spécialistes de votre domaine de recherche.

Portez une attention particulière aux points suivants :

  • Qualité du son et de l’éclairage

  • Qualité de la connexion Internet

  • Arrière-plan neutre et sans flou

  • Posture

Pour des conseils plus spécifiques concernant votre captation, consultez le Guide de bonnes pratiques numériques produit par l’Acfas.

 

Captation

L’Acfas n’exige pas que la captation soit réalisée avec un outil en particulier. Voici une liste de différents logiciels qui offrent des possibilités d’enregistrement et que vous pourrez utiliser.

PowerPoint
Vous pouvez enregistrer votre diaporama et votre narration en passant directement par le logiciel PowerPoint si vous disposez de la version Office 365. Pour ce faire, vous devez aller dans l’onglet « Diaporama » et cliquer sur « Enregistrer le diaporama ». Une fois la narration terminée, vous devez exporter la vidéo. Consultez le tutoriel.

Loom
Loom est un outil numérique de captation d’écran qui fonctionne à l’aide d’une extension sur Google Chrome ou au moyen d’une application directement installée sur votre ordinateur. Il vous offre la possibilité d’enregistrer une page Internet ou un programme ouvert sur votre bureau en plus d’ajouter votre caméra sous forme de vignette. Plusieurs fonctionnalités de base sont offertes gratuitement, mais pour une vidéo de plus de 5 minutes, vous aurez besoin d’un compte Affaires. Le logiciel n’est pas offert  en français. Consultez le tutoriel.

Teams
Teams est un logiciel lié à la suite Office qui permet, entre autres, d’effectuer puis d’enregistrer une vidéoconférence afin d’y avoir accès plus tard et de la partager. Vous pouvez également partager votre écran afin d’afficher un diaporama ou un PDF, par exemple. Teams est offert en français. Consultez le tutoriel.

Zoom
Zoom est un logiciel de vidéoconférence qui vous donne la possibilité d’enregistrer le contenu de celle-ci, notamment le partage d’écran. L’Acfas vous recommande d’enregistrer alors directement sur votre ordinateur, puisque l’enregistrement sur le nuage a une date d’expiration. Le logiciel, gratuit, est offert en français. Consultez le tutoriel.

Screencastify
Screencastify est un outil de captation d’écran fonctionnant à l’aide d’une extension dans votre navigateur. Plusieurs fonctionnalités de base sont offertes gratuitement, mais vous aurez besoin d’un compte professionnel pour produire une vidéo d’une durée supérieure à 5 minutes. Le logiciel n’est pas offert en français. Consultez le tutoriel.

Téléversement et autorisation de diffusion

Le téléversement de votre vidéo ou de votre affiche JPEG devra se faire entre le 21 mars et le 7 avril 2023. L’Acfas se chargera de mettre en ligne les vidéos et les affiches JPEG sur son site Internet. Merci de respecter cette date limite afin de vous assurer de disposer d’un affichage dans le programme.

Attention! Les auteurs et autrices qui n'auront pas téléversé leurs communications libres avant la date limite seront retirés du programme du 90e Congrès de l'Acfas.

 

Comment téléverser sa communication libre

Vidéo :

Vous verrez dans votre tableau de bord un encadré bleu dans lequel le message suivant s’affichera : « Vous pouvez maintenant téléverser votre communication libre et donner votre consentement de diffusion ici. » Ce message sera suivi du titre de votre ou de vos communications libres. 

  1. Cliquez sur le titre de la communication.
  2. Vous arriverez sur une page intitulée « Téléversement d’une communication libre ». Vous y trouverez le texte de consentement de diffusion. Lisez-le attentivement, puis cochez la case « Accepter la diffusion publique de ma vidéo ». Cliquez ensuite sur « Téléverser une communication libre ».
  3. Vous arriverez sur une page intitulée « Téléverser une communication libre ». Cliquez sur l'encadré « Sélectionnez vidéo » afin de choisir parmi les dossiers celui à téléverser. Veuillez attendre la fin du téléchargement.
  4. Vous verrez un message confirmant le téléversement de la vidéo dans votre tableau de bord.

Si vous présentez plus d’une communication libre, vous devrez recommencer à partir de l'étape 1 pour la seconde communication libre. Assurez-vous d’associer le fichier correspondant au titre qui se trouve dans l’encadré.

 

Affiche :

Vous verrez dans votre tableau de bord un encadré bleu dans lequel le message suivant s’affichera : « Vous pouvez maintenant téléverser votre communication libre et donner votre consentement de diffusion ici. » Ce message sera suivi du titre de votre ou de vos communications libres. 

  1. Cliquez sur le titre de la communication.
  2. Vous arriverez sur une page intitulée « Téléversement d’une communication libre ». Vous y trouverez le texte de consentement de diffusion. Lisez-le attentivement, puis cochez la case « Accepter la diffusion publique de ma vidéo ». Cliquez ensuite sur « Téléverser une communication libre ».
  3. Vous arriverez sur une page intitulée « Téléverser une communication libre ». Vous y verrez deux encadrés.
    • Celui de droit permet de téléverser une vidéo de 4 à 5 minutes pour présenter votre affiche. Le téléversement de cette vidéo est facultatif. Cliquez sur l'encadré « Sélectionnez une vidéo » afin de choisir parmi les dossiers de votre ordinateur celui à téléverser. Veuillez attendre la fin du téléchargement.
    • Celui de gauche permet de téléverser une image JEPG. Le téléversement de ce JPEG est obligatoire. Cliquez sur l'encadré « Sélectionnez une image » afin de choisir parmi les dossiers de votre ordinateur celui à téléverser. Veuillez attendre la fin du téléchargement.
  4. Vous verrez un message confirmant le téléversement de votre communication libre dans votre tableau de bord.

Si vous présentez plus d’une communication libre, vous devrez recommencer à partir de l'étape 1 pour la seconde communication libre. Assurez-vous d’associer le fichier correspondant au titre qui se trouve dans l’encadré.

 

Autorisation de diffusion et code de conduite

Vous devrez signer une autorisation pour que l’Acfas puisse diffuser vos communications dans ses réseaux. Vous demeurez l’unique propriétaire de leur contenu.

Vous devrez vous assurer de respecter les lois et règlements en vigueur concernant, entre autres, la protection de la vie privée et le droit d’auteur. L’Acfas, l'Université de Montréal, HEC Montréal et Polytechnique Montréal déclinent toutes responsabilités quant aux propos tenus dans vos capsules vidéo. Les équipes organisatrices ne pourront pas être tenues responsables non plus de l’utilisation frauduleuse d’images ou d’autre contenu par les auteurs et les autrices. Assurez-vous que vos présentations respectent les règles d’équité (traiter chaque individu, chaque groupe de façon juste en tenant compte de ses caractéristiques particulières afin de le placer sur un plan d’équité), de diversité (sexe, origine, physique, religion, valeurs, âge, éducation, etc.) et d’inclusion (mettre en place un environnement respectueux de la diversité et qui intègre pleinement tout individu. À ce sujet, vous pouvez consulter cet article du Magazine de l’Acfas). Vos présentations doivent être produites et soumises dans les délais prescrits, soit au plus tard le 7 avril 2023.

 

Promotion de votre communication libre

Une fois votre ou vos communications libres reçues à l’Acfas et l’autorisation de diffusion signée, l’Acfas s’occupera de diffuser en ligne les capsules vidéo et les affiches JPEG sur sa plateforme web. L'Acfas vous invite aussi à en faire la promotion dans vos réseaux.

Les capsules vidéo et les JPEG des communications libres seront disponibles en ligne à partir du 1er mai 2023, soit une semaine avant le début du congrès, afin de favoriser les échanges pendant celui-ci. Comme il est possible de laisser des commentaires écrits sous les capsules ou sous le document JPEG de l’affiche, vous disposerez de davantage de temps afin de répondre aux questions et ainsi participer à une discussion autour de vos recherches. Si vous désirez retirer votre communication libre du site Internet de l’Acfas, il sera possible de le faire à partir du 23 mai 2023 en écrivant à julie-anne.godin-laverdiere@acfas.ca. Sinon, les communications resteront accessibles en tout temps sur le site Internet de l’Acfas.

Le visionnement des communications libres est gratuit et accessible à tous et toutes! Lorsque vous recevrez le lien vers le programme, l’Acfas vous incitera à le faire circuler dans vos réseaux personnels et professionnels afin de profiter de cette occasion pour diffuser vos recherches auprès du plus grand nombre de personnes.

Inscription au congrès

Politique d’inscription

Le paiement des frais d’inscription au congrès est obligatoire pour tous les premiers auteurs et toutes les premières autrices de communications libres. 

Les coauteurs et coautrices qui prennent la parole dans la capsule vidéo ou qui veulent participer aux activités du congrès doivent payer l’inscription.

Les premiers auteurs et les premières autrices doivent s’inscrire avant le 10 février 2023. L’Acfas s’assurera que tous les conférenciers et toutes les conférencières au programme du congrès ont procédé à leur inscription et annulera les communications de ceux et celles qui ne l’auront pas fait avant la date limite.

Connaître tous les détails sur l'inscription

 

À savoir :

  • Tarifs d’inscription 

  • Politique d’inscription obligatoire 

  • Les membres de l’Acfas ainsi que les étudiants et étudiantes, les représentants et représentantes d’organismes de la fonction publique et de la société civile ainsi que les personnes retraitées bénéficient d’un tarif réduit. 

  • Le tarif préférentiel sera en vigueur du 10 janvier au 31 mars 2023.

  • Certaines universités ont des ententes avec l’Acfas et couvrent les frais d’inscription de leurs étudiants et étudiantes des cycles supérieurs qui présentent des communications dans le cadre du congrès. Si cela est votre cas, l’Acfas vous invite à prendre connaissance de ces ententes.

 

Comment s'inscrire

Les inscriptions se font en ligne du 10 janvier au 10 février 2023 à 23 h 59 (pour les auteurs et les autrices de communications libres).

Certaines universités québécoises payent les frais d'inscription de leurs auteurs et autrices ayant le statut d’étudiant ou d'étudiante. Vous pouvez consulter les ententes universitaires disponibles sur notre site Internet.

Attention! Certaines ententes universitaires se terminent avant la fin de la période d’inscription. Il ne faut donc pas tarder à s’inscrire pour celles et ceux qui sont admissibles et qui voudraient en bénéficier.

 

Laissez-passer

L’Acfas offre des laissez-passer aux personnes suivantes, sur demande.

  • Les dignitaires : députés et députées, sous-ministres, ministres, maires et mairesses, aînés et aînées ou chefs et cheffes d’une communauté autochtone, consuls et consules, ambassadeurs et ambassadrices, ainsi que sénateurs et sénatrices;

  • Les personnes accompagnant des personnes aveugles, malentendantes ou à mobilité réduite inscrits et inscrites au congrès.

Pour demander un laissez-passer pour ces personnes, veuillez vous adresser à congres@acfas.ca 

 

Attestation d'inscription

Après le congrès, vous trouverez une lettre d'attestation d'inscription dans votre compte utilisateur. Pour la récupérer, connectez-vous à votre compte utilisateur, et rendez-vous dans votre tableau de bord. Cliquez ensuite sur l'onglet Mes inscriptions à la gauche de l'écran. Votre lettre d'attestation se trouvera sous votre inscription au 90e Congrès de l'Acfas.

Formations et ressources

 

Sessions d'informations 

Des sessions d'informations pour les auteurs et autrices de communications libres orales (16 février 2023), par affiche (21 février 2023) et pour le 1er cycle (22 février 2023) sont offertes gratuitement afin de présenter les modalités des communications libres libres, d'exposer le fonctionnement des sessions d'échanges thématiques et expliquer comment procéder au dépôt des vidéos et des affiches. Des trucs et des astuces pour une bonne communication orales et par affiche sont aussi offerts.

Vous pouvez aussi consulter les conseils1 les plus fréquemment donnés par l’Acfas en communication orale ici

Le Réseau de l’Université du Québec consacre un site Internet à la communication par affiche; consultez-le pour plus de détails. 

 

La foire aux questions pour les auteurs et les autrices de communications libres

Vous trouverez dans une Foire aux questions des informations utiles pour la préparation de sa vidéo ou son affiche et leur téléversement sur le site de l'Acfas, ainsi que des renseignements généraux sur le fonctionnement du 90e Congrès. 

 

Guide des bonnes pratiques numériques

Vous trouverez quelques conseils et astuces pour la préparation de votre vidéo dans le Guide des bonnes pratiques numériques.

 

Les activités de formation de l'Acfas

L’Acfas offre tout au long de l'année des formations pour aider les auteurs et autrices à préparer une communication scientifique. Consultez la page Activités de formation pour plus de renseignements.

 

Raccourcis

La plateforme numérique RaccourSci présente des ressources en français pour apprendre à s’exprimer de manière claire, simple et concise. Vous y trouverez un répertoire de ressources sur la communication scientifique en français et une source de contenu original alimentée par des contributeurs et contributrices du monde entier. Consultez les conseils applicables en congrès ou pour la rédaction d’un mémoire, mais également pour des communications vulgarisées, adaptées à un public non expert. Les ressources répertoriées proviennent d’universités, de blogues, de vulgarisateurs et vulgarisatrices scientifiques, etc. Elles se présentent sous forme d’articles, de vidéos, de cours, de livres ou encore de sites Internet.

Vous pouvez aussi participer au programme de formation sur la communication scientifique Parcours. Communiquer les sciences est une obligation académique (exemple : présentation lors d’un congrès), qui nécessite du savoir-faire, que vous pouvez développer en participant au Parcours de la plateforme RaccourSci (initiative Acfas et AUF) : autodiagnostic, vidéos pratiques, conseils, exercices, liens vers des ressources vous accompagnent pour préparer ou améliorer votre communication savante.

 

Le Service-conseil en communication

Des conseillers et des conseillères en communication regarderont les communications afin d’offrir aux auteurs et autrices une rétroaction sur l’aspect communicationnel des présentations (forme, prestation, qualité de la présentation visuelle, etc.). Cette initiative est rendue possible grâce à la collaboration des Fonds de recherche du Québec. Vous pouvez consulter les grilles utilisées par les conseillers et conseillères pour les communications libres orales et les communications libres par affiches2.

Pour accéder à votre fiche de conseils, une fois votre communication terminée :

  • Connectez-vous à votre compte d'utilisateur sur acfas.ca; vous vous retrouverez dans votre « Tableau de bord ».
  • Dans la rubrique « 90e Congrès de l'Acfas », cliquez sur « Mes conseils en communication ».

 

Guide de vulgarisation scientifique

Lors de votre inscription, si vous résidez au Québec, vous pourrez commander le Guide pratique de vulgarisation scientifique de Sophie Malavoy, qui regorge de conseils judicieux pour vous aider à bien préparer votre moment de diffusion scientifique. 

1 Jeu conçu en partenariat avec les Fonds de recherche du Québec et en collaboration avec Espaces temps, illustrations de Marie Mainguy.
2 Élaborée en partenariat avec les Fonds de recherche du Québec.