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331 - L'exploitation et la mise en valeur des archives à l'ère numérique

Du jeudi 9 au vendredi 10 mai 2013

Présente à toutes les étapes du cycle de vie des documents, recouvrant divers aspects comme l'accès, la valorisation, la référence et la promotion, l'exploitation des archives se révèle une dimension aux multiples facettes qui, à l'ère numérique, connaît une évolution remarquable. Depuis les expositions virtuelles jusqu'aux archives à voix haute en passant par le déploiement du Web 2.0, les archives sont mises à profit dans des réalisations, des milieux et auprès de clientèles des plus variées. Mais si le numérique joue un rôle de premier plan dans la mise en valeur des archives, il provoque aussi de nombreux changements : nouveaux acteurs, nouveaux lieux d'archivage, nouvelles pratiques, etc. De plus, la révolution numérique n'apporte pas que des bénéfices. Ses vertus ont aussi des effets pervers. À titre d'exemple, la gratuité n'est en fait qu'un nouveau modèle commercial et les traces numériques des activités sont autant de possibilités de surveillance et de contrôle. Bref, les archivistes sont confrontés à des défis majeurs en termes de mise à disposition des documents dont ils ont la charge : objets de moins en moins tangibles et de plus en plus complexes, nouveaux rapports avec les usagers, changement de temporalités (immédiateté, urgence, interactivité, etc.), passage de la diffusion de l'information à l'accès aux données, droits d'utilisation favorisant le partage et la réutilisation, nouveaux usages des archives à des fins de création, valeur émotive accordée aux documents d'archives, redéfinition des frontières entre le public et le privé, tant au plan individuel qu'institutionnel, passage d'une logique de recherche non plus centrée sur les institutions, mais sur les contenus, etc.

Face à des changements aussi fondamentaux, ce colloque vise la réflexion autour des relations entre les producteurs/propriétaires d'archives, les usagers ainsi que les professionnels qui conçoivent, réalisent ou pilotent des projets de mise en valeur documentaire.

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Colloque
Section 300 - Lettres, arts et sciences humaines
Responsables
Université Laval
Anne Klein
Université Laval
UdeM - Université de Montréal
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Avant-midi
09 h 00 à 10 h 30
Communications orales
L'ère des réseaux sociaux
Présidence/Animation : Marie-Josée Allard (Université Laval)
09 h 00
Les archives universitaires sont-elles solubles dans le Web 2.0?
Diane Baillargeon (UdeM - Université de Montréal)

Si à la fin du XXe siècle, il fallait, pour exister avoir son site Internet, cela ne suffit maintenant plus. Il faut dorénavant faire sa niche dans le Web 2.0 en général et sur les réseaux sociaux en particulier. De plus en plus de services d'archives s'attellent donc à cette tâche qui n'est pas de tout repos. Non seulement il faut bien identifier nos objectifs de communication et le meilleur moyen pour les rencontrer, il faut aussi y consacrer les ressources nécessaires. Cette communication a pour objectif de décrire la démarche qu'à suivie la Division de la gestion de documents et des archives de l'Université de Montréal pour faire sa place sur le Web 2.0. Des premières discussions sur l'opportunité d'être présent sur les réseaux sociaux en 2011 au premier Tweet lancé à l'été 2012, la conférence relatera les différentes étapes du projet et fera le bilan de l'expérience de près d'une année.

Résumé
09 h 30
Web 2.0 et milieux documentaires : qu'en retenir?
Christine Dufour (UdeM - Université de Montréal)

L'évolution du Web vers une forme plus participative et collaborative, initiée par les outils du Web 2.0, a de multiples impacts sur les milieux documentaires (bibliothèques, centres d'information, services d'archives). Non seulement ces outils collaboratifs leur offrent de nouvelles opportunités pour appuyer leur mission, mais ils viennent modifier l'objet même au cœur de leur travail, l'information, ainsi que les processus associés. De plus, ils apportent un changement de culture informationnelle chez les différents acteurs (usagers, personnel). Certains milieux documentaires, dont les bibliothèques universitaires, ont rapidement adopté les technologies du Web 2.0 mais sans nécessairement avoir le temps d'évaluer comment ces dernières viennent s'articuler au sein de l'environnement informationnel en place. Dans cette communication, nous présenterons des résultats d'une étude de cas qui s'est intéressée à examiner l'implantation du Web 2.0 au sein de bibliothèques de deux universités québécoises. Par la prise en compte de différentes composantes de leur environnement informationnel, dont le point de vue de différents acteurs (développeurs, bibliothécaires de référence, étudiants, corps enseignant), un modèle de cette implantation sera dégagé qui pourra aider d'autres milieux documentaires, notamment le milieu des archives,  à investir le Web social.

Résumé
10 h 00
Période de questions
10 h 30
Pause
10 h 45 à 12 h 15
Communications orales
L'archiviste médiateur
Présidence/Animation : Marie-Josée Allard (Université Laval)
10 h 45
L'archiviste, outil de médiation entre l'archive et l'usager
Sophie Morel (BAnQ - Bibliothèque et archives nationales du Québec), Sylvie Bédard (BAnQ - Bibliothèque et archives nationales du Québec)

« L'ère du numérique » est maintenant une expression consacrée. Personne n'y échappe. Que ce soit dans une facette ou une autre de notre vie, le « numérique » est présent. Il a réinventé notre rapport au temps et à l'espace. Peu importe où l'on se trouve, l'accès instantané aux autres et à l'information est devenu indispensable.  Sous cette influence, le milieu du patrimoine archivistique voit aussi ses pratiques professionnelles se modifier. Le numérique a des impacts tout autant sur le traitement documentaire que sur la diffusion puisque l'utilisation et l'accès des usagers sur l'objet « archives» changent. Constamment, les archivistes repensent les finalités de leur travail et tiennent compte des besoins des usagers. Aujourd'hui, la consultation en salle de recherche n'est plus l'unique moyen d'accès. L'offre pour une plus grande accessibilité aux archives sans égard au temps et à l'espace se développe. Les archivistes sont de plus en plus attentifs aux nouvelles formes de participation interactive (web 2.0) et de partage d'information sur la toile (web 3.0). Bibliothèque et Archives nationales du Québec est sensible à ces changements. Au cours des dernières années, elle a, entre autres, intégré à sa pratique la numérisation d'archives et leur mise en ligne, l'accès à un catalogue web et l'utilisation des médias sociaux tel le blogue.

Résumé
11 h 15
La valorisation des archives au Musée de la civilisation : les événements rares et précieux. Un concept élaboré de médiation mixte et interdisciplinaire au cœur du succès
Juliette Delrieu (MCQ - Complexe muséal du Musée de la civilisation à Québec)

Valoriser les archives, c'est donner de la valeur ajoutée, pas uniquement aux documents, ni à l'archiviste, ni au centre d'archives, ni à l'histoire. Valoriser les archives, c'est mettre en œuvre des activités par des éventails de moyens sensoriels et technologiques qui permettront au public d'être inclus dans l'expérience, d'être conquis et de s'approprier des connaissances, des expériences, de développer un préjugé positif et nouveau à l'égard des archives et de leur accessibilité publique. Cette communication fait un retour dans cette perspective sur une expérience réalisée au Musée de la civilisation.

Résumé
11 h 45
Période de questions
12 h 15
Dîner
Après-midi
13 h 30 à 15 h 00
Communications orales
Des préalables à l'exploitation
Présidence/Animation : Anne Klein (Université Laval)
13 h 30
La notion de « facettes » et son application dans un contexte de recherche dans les fonds d'archives
Sabine Mas (UdeM - Université de Montréal)

La notion de facettes permet une catégorisation et une recherche multidimensionnelle de l'information ou de ressources documentaires dans un environnement numérique, son usage en bibliothéconomie étant le plus connu. Des recherches récentes ont étendu l'application de ce concept à la classification des documents utilisés dans les organisations en vue d'offrir une approche complémentaire à l'utilisation d'un plan de classification strictement énumératif et hiérarchique. Afin de vérifier son applicabilité pour compléter la description et favoriser le repérage des documents d'archives conservés dans les services d'archives, une étude a été menée à partir de l'examen des questions de recherche d'usagers impliquant la consultation d'un ou de plusieurs fonds d'archives. Cette étude a permis de colliger des données relatives aux concepts représentés dans la question de recherche, aux mots-clés utilisés et à l'expérience des usagers dans l'utilisation des instruments de recherche en archivistique (par exemple, niveau de satisfaction et améliorations suggérées dans la conception de ces instruments de recherche). Différentes conclusions se dégagent quant aux caractéristiques relatives aux concepts et aux mots-clés utilisés mais aussi quant aux limites des instruments de recherche telles que perçues par les usagers. L'utilisation d'interfaces de navigation à facettes apparaît comme une piste utile pour une meilleure diffusion et un meilleur repérage des archives.

Résumé
14 h 00
Pour des interventions archivistiques favorisant l'utilisation des archives
Donald O'Farrell (UQAR - Université du Québec à Rimouski)

L'utilisation des archives est confrontée à des difficultés qui relèvent des interventions archivistiques menées dans les institutions. Elles prennent une autre dimension lorsqu'il s'agit de l'appareil judiciaire québécois composé d'institutions indépendantes, aux pratiques pourtant formalisées, appelées à fonctionner en réseau dans des rapports constants d'échange et de transfert des archives. Dans cette perspective, notre communication veut montrer que l'utilisation des archives passe par une interrelation dynamique et articulée des interventions archivistiques intra et extra institutionnelles. Des observations que nous avons menées sur des institutions judiciaires québécoises permettent de faire état de certains problèmes. Par exemple, les modes de consignation des dossiers judiciaires ne sont pas toujours appliqués de façon uniforme. Les transactions documentaires entre institutions judiciaires – échange ou transfert – ne sont pas toujours opérées convenablement. Enfin, une classification inappropriée ou l'absence de classement ne rendent pas toujours compte des particularités de leur mandat. En définitive, elles compliquent ou ne favorisent pas l'utilisation des archives.

Résumé
14 h 30
Période de questions
15 h 00
Pause
15 h 15 à 16 h 30
Communications orales
Enjeux, perspectives, tendances
Présidence/Animation : Anne Klein (Université Laval)
15 h 15
Lieux, sens et discours : nouveaux enjeux dans la mise en valeur du patrimoine documentaire à l'ère numérique
Daniel J. Caron (Bibliothèque et Archives Canada)

Les lieux de savoir et de mémoire sont en mutation avec le numérique comme système d'expression humaine. Dans ce nouveau cadre qui se définit un peu plus chaque jour, c'est tout l'art mnémonique et les outils mnémotechniques qui doivent être repensés.  Comment la valorisation pourrait-elle se faire dans ce contexte? Ceci inclut tout aussi bien le choix des matériaux que leur exploitation. Cette présentation explorera ces nouveaux défis auxquels sont confrontées toutes les institutions de mémoire et proposera des pistes de réflexion.

Résumé
15 h 45
Archives et numérique : retour sur quelques expériences
Paul Servais (UCL - Université catholique de Louvain), Françoise MIRGUET (UCL - Université catholique de Louvain)

En 2011, la Direction de l'Université amplifie le mandat des Archives en y incluant la responsabilité de suivi et de préservation des archives administratives, notamment électroniques, dans une logique de records management. Dans ce contexte institutionnel, l'équipe des Archives prend différentes initiatives et entame un certain nombre de projets qui intensifient la valorisation numérique des archives et visent à une meilleure prise en charge, de la production à la conservation, des archives nées numériques. Avec le recul, la présente communication se propose, d'abord, de faire le bilan des actions entreprises par le Service des Archives en matière d'exploitation/valorisation des archives, qu'il s'agisse d'une exploitation/valorisation numérique des archives ou d'une exploitation/valorisation des archives numériques. Dans un deuxième temps, nous examinerons les éléments de la culture informationnelle de l'Institution qui permettent de comprendre les résultats obtenus et les difficultés rencontrées. Dans un troisième temps, nous ferons état d'un certain nombre de facteurs endogènes au monde des archives et à la fonction d'archiviste sur lesquels une action pourrait être entreprise pour améliorer l'efficacité des actions entreprises. En conclusion, nous  proposerons un certain nombre de pistes de réflexion générales sur les adaptations ou les transformations qu'implique la présence de plus en plus prégnante du numérique sous toutes ses formes dans le monde des archives.


Résumé
16 h 15
Période de questions
16 h 30
Pause
16 h 45 à 18 h 00
Panel
L'exploitation des archives : fédérer la recherche
Présidence/Animation : Martine Cardin (Université Laval)
18 h 00 à 19 h 30
Cocktail
Cocktail de réseautage
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Avant-midi
09 h 00 à 10 h 30
Communications orales
Exploitation et création artistique
Présidence/Animation : Sabine Mas (UdeM - Université de Montréal)
09 h 00
Suivre l'archive sur l'ensemble du cycle de production d'une création scénique interdisciplinaire : une utopie?
Robert Faguy (Université Laval), Lucie FRADET (Arbo Cyber théâtre (?))

Depuis les vingt dernières années, l'approche interdisciplinaire favorisée par l'arrivée des technologies numériques a complètement bouleversé les arts de la scène et a provoqué un renouvellement substantiel des écritures scéniques. Le cycle de production de ces oeuvres artistiques complexes s'est adapté à ce changement de culture. À un bout de la chaîne, les outils de conception cherchent à constituer une partition intégrée tenant compte des éléments de l'écriture scénique en mouvement (images, sons, chorégraphie…). Vient ensuite la mise en oeuvre physique et la validation de la conception dans un cycle de travail en répétition où certaines contraintes viennent inévitablement modifier ce qui avait été envisagé (changements documentés par des cahiers de production). Puis arrive le temps de la diffusion publique, de sa captation fixée sur différents supports et enfin le temps de la réception critique et analytique de l'oeuvre par des tiers. Chacune de ces étapes produit des traces et les supports numériques ont désormais le potentiel de mise en lien de ces documents afin de saisir l'évolution d'une oeuvre de sa conception à sa réception. La communication questionnera les modalités inhérentes au processus en s'appuyant principalement sur un projet de préfiguration d'un logiciel de dramaturgie scénique et aussi sur un site web en phase d'achèvement sur la mise en valeur par le numérique de productions scéniques passées (Pierre tombale ludique d'ARBO CYBER, théâtre (?).

Résumé
09 h 30
Archives et création : nouvelles perspectives sur l'archivistique
Yvon Lemay (UdeM - Université de Montréal)

À partir du moment où l'on prend en considération la création comme une forme d'exploitation courante des archives, le paysage archivistique se transforme complètement. Le cadre de référence servant à justifier l'utilité des archives, les fonctions qu'elles remplissent, l'importance des conditions d'utilisation, leur rapport à la mémoire tant individuelle que collective, la conception même des archives et de leur cycle de vie changent du tout au tout. Le but de cette conférence est de faire état des avancées que ce phénomène, selon nous, représente pour la discipline archivistique. Elle constitue, en quelque sorte, un bilan des recherches menées sur l'exploitation artistique des archives, plus particulièrement dans le domaine des arts visuels, depuis 2007. Suite aux travaux que nous avons effectués, en collaboration avec des étudiantes à la maîtrise et au doctorat à l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information (EBSI), six aspects nous apparaissent aujourd'hui essentiels à considérer. Nous présenterons d'abord ce qui caractérise chacun de ces aspects pour ensuite souligner de quelle façon ils contribuent à jeter un tout autre éclairage sur la discipline archivistique.

Résumé
10 h 00
Période de questions
10 h 30
Pause
10 h 45 à 12 h 15
Communications orales
Gérer le changement dans l'institution
Présidence/Animation : Sabine Mas (UdeM - Université de Montréal)
10 h 45
Diffuser les archives numériques : faire plus avec moins
Natasha Zwarich (UQAM - Université du Québec à Montréal), André Gareau (UQAM - Université du Québec à Montréal)

Le numérique a sans conteste permis une plus grande diffusion et mise en valeur des documents d'archives, tant analogiques que numériques, comme en témoigne l'augmentation du nombre de projets de numérisation. Tandis que les premières initiatives des archives sur Internet ont consisté à diffuser des instruments de recherche, on assiste aujourd'hui à une diversification des projets qui dépassent la simple publication de ceux-ci. L'accès aux archives s'est ainsi transformé et aujourd'hui, les utilisateurs découvrent les documents différemment et les services d'archives peuvent maintenant aller à la rencontre du public. Le Service des archives et de gestion des documents de l'UQÀM a su exploité ces outils, notamment par la création d'expositions virtuelles, la mise en place d'une borne interactive et bientôt, la création d'un nouveau site Internet pour répondre aux besoins d'une clientèle variée. Cette communication présentera comment l'utilisation de ces outils a facilité le partage et la réutilisation des documents. Elle abordera également les changements au niveau de la pratique qui ont été nécessaires en termes d'identification, de description, de classification et de gestion des documents numérisés.

Résumé
11 h 15
Gouvernance négociée des documents d'activité : impacts sur la constitution de la mémoire organisationnelle
Dominique Maurel (UdeM - Université de Montréal)

La diversité des pratiques documentaires au sein des organisations a des conséquences sur la constitution et la gestion de la mémoire organisationnelle, sur son utilisation dans la conduite des processus d'affaires, et sur son exploitation dans l'étude des structures sociétales. Les employés participent activement à la création de solutions archivistiques pour gérer leurs documents : les pratiques utilisées sont individuelles, de groupe ou institutionnelles, ou sont imposées par la nomenclature des systèmes d'information. Il s'établit un ordre négocié entre ces différentes pratiques qui a un impact majeur sur la gestion et l'exploitation des traces documentaires. En nous appuyant sur la théorie interactionniste de l'action et le concept d'ordre négocié, nous analysons la trajectoire de documents créés lors de processus d'affaires, identifions les pratiques privilégiées pour organiser ces documents et les facteurs qui influencent les choix. Les résultats de recherche permettent de documenter l'articulation des pratiques documentaires dans les organisations, les dimensions cognitives ou contextuelles qui façonnent la gouvernance quotidienne des documents d'activité, et la dynamique du pouvoir entre individus et groupes pour le contrôle de leurs documents.

Résumé
11 h 45
Période de questions
12 h 15
Dîner
Après-midi
13 h 30 à 15 h 00
Communications orales
Archives, mémoire et connaissances
Présidence/Animation : Paul Servais (UCL - Université catholique de Louvain)
13 h 30
Penser l'exploitation des archives en tant que système
Martine Cardin (Université Laval)

Les assises de l'archivistique contemporaine se sont articulées autour des usages et des fonctions économiques et culturelles des ressources documentaires dans les organisations. Il n'est donc pas surprenant de constater que l'exploitation et la mise en valeur sont omniprésentes dans le discours archivistique. Aussi centrales soient-elles, ces notions demeurent toutefois vastes et difficiles à saisir au plan théorique. Dans la littérature spécialisée, elles renvoient à un idéal plus qu'à une fonction professionnelle proprement dite. De même, si on traite abondamment des modalités par lesquelles la mise en valeur s'opère (expositions, publications, et autres), on parle moins des stratégies et des structures d'action dans lesquelles ces moyens s'inscrivent. Bref, on s'intéresse aux intrants et aux extrants de l'exploitation des archives, mais on questionne moins les fonctionnements de ce large processus. Cette communication part de ce constat et vise à réfléchir l'exploitation des archives dans la perspective d'un système d'intervention conditionné par des acteurs, des processus et des rapports avec un environnement. Un approfondissement dans cette optique permet d'identifier comment le numérique intervient dans le système d'exploitation traditionnel des archives et comment il change notamment les jeux de relations entre les acteurs qui y participent.

Résumé
14 h 00
L'archive inconcevable : les archives scientifiques réinsérées dans le continuum de documentation et de connaissances de la recherche
René Audet (Université Laval)

Partant du cas des archives scientifiques du CRILCQ prises en charge par le Laboratoire Ex situ et le projet DÉCALCQ, cette communication s'intéressera à la nécessaire remobilisation des contenus documentaires traités comme archives. Réinsérés dans le processus de la recherche scientifique sur la littérature et la culture québécoises, ces fonds documentaires illustrent le caractère illusoire de leur saisie en dehors de la progression de la recherche. Il apparaît dès lors impératif d'élargir la perspective et de voir l'ensemble de la strate documentaire des projets scientifiques comme un continuum. De l'édition des sources à l'expérimentation de nouveaux modes de diffusion des résultats de recherche, en passant par la remobilisation de la documentaire intermédiaire, tout environnement numérique de recherche se constituera sur les fondements d'une gestion globale des connaissances, en lien intime avec le principe de la diffusion et de l'utilisation.

Résumé
14 h 30
Période de questions
15 h 00
Pause
15 h 15 à 17 h 00
Communications orales
L'exploitation comme lieu de rencontre
Présidence/Animation : Paul Servais (UCL - Université catholique de Louvain)
15 h 15
Archives historiques et organisations, une difficile rencontre
Sylvain Senécal (Hydro-Québec)

Le principe de cohérence des archives se trouve dans la définition même de l'organisation en tant que personne morale sécrétant «naturellement et organiquement » les documents qui seront à préserver et exploiter pour les générations futures.  Toutefois, plusieurs autres disciplines œuvrent au sein de l'organisation et apportent leur propre définition de celle-ci : organisation apprenante, connaissance organisationnelle, intelligence d'affaire, autant de points de vue sur l'organisation qui portent peut-être des modèles d'action difficilement conciliables avec celui des archives. De plus, les notions de gestion de contenus ou de connaissances oblitèrent le document sous un modèle de théorie de l'action organisationnelle qui définit le rôle de la mémoire de façon à laisser peu d'espace aux archives elles-mêmes. Cette situation ne peut qu'avoir des effets importants sur la capacité des archivistes à assurer l'exploitation efficace des documents d'archives au sein de l'organisation. C'est ce que nous voulons traiter dans notre intervention.

Résumé
15 h 45
Pour une pensée dialectique des archives
Anne Klein (Université Laval)

Si les usagers habituels des services d'archives sont assez bien connus et précisément définis, les usages, eux, sont traditionnellement liés à des domaines d'activité qui, pour être connus ne sont pas vraiment balisés. Ces domaines sont l'administration, la recherche et le patrimoine. Cependant, les archives sont aujourd'hui, notamment grâce à l'environnement numérique, comprises et utilisées hors de leur lieu traditionnel qu'est le service d'archives et souvent même hors de l'action des archivistes. D'un point de vue archivistique, les usages permettent de questionner la vision même des archives et leur définition. Ainsi, deux conceptions générales des archives existent aujourd'hui et apparaissent comme essentiellement contradictoires en ce que l'une (classique) est centrée sur le créateur des documents et le passé compris comme l'ensemble des actes posés par le créateur, tandis que l'autre (postmoderne) se fonde sur les fonctions sociales des archives et sur le rôle de l'archiviste. Ces deux visions permettent, à l'heure de l'exploitation et de la mise en valeur des archives à l'ère numérique et en suivant les traces et la pensée de Walter Benjamin, de proposer une pensée dialectique des archives. Mais que pourrait être une telle pensée, comment peut-elle être déployée et quel pourrait être son apport pour l'archivistique? Voici les axes que nous proposons de développer.

Résumé
16 h 15
Période de questions
16 h 30
Plénière
17 h 00
Mot de clôture