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                                    Université de Montréal, HEC Montréal et Polytechnique, 8 au 12 mai 2023

Vous souhaitez proposer un colloque scientifique ou un colloque Enjeux de la recherche? Prenez le temps de lire les informations ci-dessous pour connaître les étapes d’organisation d’un colloque au congrès de l’Acfas


Calendrier – vos dates clés                                 

Date

Actions et outils

15 août 2022

Lancement de l’appel de propositions du 90e Congrès de l’Acfas.

10 octobre 2022

Date limite pour proposer soumettre une proposition de colloque sur le site Internet de l’Acfas (acfas.ca).

6 décembre 2022

Réponse du comité scientifique (acceptation, acceptation conditionnelle ou refus). Diffusion du programme préliminaire du congrès sur acfas.ca.

Pour les colloques acceptés : Dans le module "Mes colloques" rédaction d’une courte description du colloque à diffuser dans le programme préliminaire et, s’il y a lieu, d’un appel à communications.

10 janvier 2023

Ouverture de l’inscription en ligne sur acfas.ca.

16 janvier 2023

Date limite pour afficher votre colloque au programme en remplissant les étapes 1 à 4 dans le module "Mes colloques" sur acfas.ca.

10 février 2023

Date recommandée de fin d’appel à communications, si vous en réalisez un.

2 mars 2023

Date limite de transmission du programme final du colloque et des besoins logistiques (salles, aménagement, panneaux d’affichage, etc.) dans le module "Mes colloques"  sur acfas.ca.

20 mars 2023

Diffusion du programme final des colloques dans le programme général sur acfas.ca.

Du 22 mars au 21 avril 2023

Période d’inscriptions groupées pour les colloques (si vous souhaitez défrayer les coûts d’inscription de conférencier-ère-s ou participant-e-s) et d’attribution des inscriptions gratuites en ligne (deux à par colloque) Voir la politique d’inscription.

Du 27 mars au 21 avril 2023

Période de commandes au traiteur exclusif du congrès.

8 au 12 mai 2023    

90e Congrès de l’Acfas – Université de Montréal, HEC Montréal et Polytechnique.


Les services offerts aux responsables de colloques

Au moment de déposer votre proposition, vous devez avoir une idée du format de votre activité (durée, nombre de conférencier·ère·s au programme, etc.) et avoir commencé à penser aux services que vous souhaiterez offrir ou non à vos participant·e·s (petit-déjeuner, repas ou cocktail, par exemple).

L’Acfas et les établissements hôtes feront tout le nécessaire pour vous accompagner dans l’organisation de votre colloque (accueil, hébergement, salles, service traiteur, etc.).

En amont du congrès, les services suivants vous sont offerts :

  • Des outils de promotion aux couleurs du congrès (courriel de diffusion, logos, etc.) que vous pourrez personnaliser;

  • L’outil en ligne « Mes colloques » vous permettant de diffuser votre appel à communications, de créer votre programme détaillé et de transmettre vos besoins logistiques;

  • Un accompagnement dans toutes les étapes de l’organisation de votre colloque (création du programme, inscription, planification des services)


Pendant le congrès, les services suivants vous sont offerts :
  • Une salle standard de conférences aménagée en fonction de vos besoins (panel, atelier, conférences, affiches scientifiques, cocktail, lancement, repas sur place);
  • Les salles pour les conférences, panels et affiches seront accessibles de 8 h à 17 h alors que vos cocktails pourront se tenir de 16 h 30 à 19 h;
  • Un équipement audiovisuel de base installé dans votre salle (écran, projecteur, ordinateur, système de son);
  • Un lien zoom pour la webdiffusion afin de favoriser la participation à distance (obligatoire);
  • L’aménagement d’un espace cocktail, au besoin. Notez qu’il vous sera possible de tenir un repas ou un cocktail à l’extérieur du site du congrès. Des lieux/restaurants vous seront proposés;
  • Des panneaux ou surfaces pour vos séances d’affiches scientifiques, s’il y a lieu;
  • Une assistance technique à proximité de votre salle pour régler tout problème audiovisuel;
  • Café et thé pour l’ensemble des congressistes de 7 h 30 à 15 h 00 dans différents points de service;
  • Kiosque d’information touristique.

Les services additionnels – à vos frais ou aux frais de vos participant·e·s :
  • Les commandes de repas, boissons et cocktails auprès du traiteur exclusif du congrès;
  • Le transport pour se rendre sur les lieux du congrès;
  • L’hébergement.

Les lieux du congrès

Vos ressources

Aurez-vous des coresponsables? Avez-vous prévu la diffusion d’un appel à communications? Qui sera responsable de créer votre programme en ligne sur le site Internet de l’Acfas? Qui sera responsable de la modération en ligne?

L’organisation d’un colloque dans le cadre d’un congrès se fait en plusieurs étapes :

  • Suivis auprès des conférencier·ère·s;
  • Élaboration du programme, promotion et diffusion;
  • Transmission des besoins logistiques (audiovisuel, aménagement, etc.);
  • Commandes au traiteur, s’il y a lieu (petit-déjeuner, dîner, cocktail).

Prévoyez dès maintenant les ressources dont vous aurez besoin! Vous aurez à identifier une personne responsable du programme et des communications ainsi qu’un·e responsable de la logistique et de l’animation en ligne. Notez que selon l’envergure de votre colloque, ces rôles peuvent être assumés par une ou plusieurs personnes.


Politique d’inscription obligatoire au congrès

En choisissant le congrès de l’Acfas comme hôte de votre activité, vous permettez à l’Association de poursuivre sa mission et d’appuyer des initiatives visant à valoriser et à soutenir le milieu de la recherche et de la culture scientifique dans l’espace francophone tout au long de l’année.

L’inscription au congrès est obligatoire pour les responsables de colloques et l’ensemble des personnes participant aux colloques (responsable, conférencier·ère·s, animateur·ice·s, public). Il s’agit d’un tarif unique d’inscription donnant accès à votre colloque et aux autres activités du congrès. Aucuns frais supplémentaires d’inscription ne peuvent être exigés pour participer à votre colloque. Assurez-vous de bien informer vos participant-e-s de cette politique. L’Acfas ne permettra aucune exception et vous remercie de votre collaboration!

Dans l’objectif de favoriser une plus grande participation aux activités scientifiques, l’Acfas a adopté un tarif Services publics, société civile et retraités. En savoir plus.


Modes d’inscription

Il y a deux modes d’inscription au congrès :

  • En ligne (dès le 10 janvier 2023);
  • Sur place, pendant le congrès (du 8 au 12 mai 2023).

Neuf conférenciers et moins

2 inscription gratuites

À attribuer aux personnes de votre choix (incluant le ou la responsable du colloque)

Dix conférenciers et plus

3 inscriptions gratuites

À attribuer aux personnes de votre choix (incluant le ou la responsable du colloque)


Inscriptions offertes aux colloques par l’Acfas

Chaque colloque bénéficie de deux à trois inscriptions gratuites en fonction du nombre de conférencier·ère·s apparaissant au programme. Cette mesure vise à soutenir l’organisation de votre colloque. Vous pourrez attribuer ces inscriptions dans le module « Mes colloques » en ligne (du 15 mars au 20 avril 2023).


Partenariat de colloque

Vous avez des partenaires financiers? L’Acfas vous propose de leur offrir de la visibilité. Plus d’informations à venir sur la procédure à suivre. 


Des questions?

Informations générales (étapes d’organisation d’un colloque, inscription) :

 Coralie Bédard chargée d’information et de services aux congressistes, Acfas

 coralie.bedard@acfas.ca

 (+1) 514 849-0045, poste 257

Informations sur la logistique (audiovisuel, aménagement, salle, services alimentaires) :

 info@congres-acfas2023.ca                                                                                  


                                                                             Au plaisir de vous accueillir au congrès de l’Acfas!