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Politique d'inscription

Les frais d’inscription : de l’oxygène pour poursuivre notre mission

Sans les revenus d’inscription de son congrès, l’Acfas, organisme à but non lucratif, ne pourrait poursuivre sa mission centrale de promotion de la recherche en français et ne pourrait tenir ce grand rendez-vous scientifique annuel qu'est le congrès.

À quoi servent-ils?

1) À l’organisation du congrès

L’organisation d’un congrès comme celui de l’Acfas s’étalant sur plus de dix-huit mois implique des coûts importants. Les frais d’inscription permettent avant tout de couvrir ces coûts incontournables, notamment :

  • Personnel affecté au congrès (avant et pendant)
  • Impression d’un Guide des congressistes
  • Livraison de services/matériel aux congressistes : cafés, porte-noms, etc.
  • Diffusion de l’appel de propositions
  • Communications, publicité et relations de presse
  • Frais de sécurité pendant le congrès et autres frais administratifs
  • Maintenance des systèmes informatiques

2) Au développement de services aux congressistes et aux membres

Les revenus d’inscription permettent aussi à l’Acfas d’améliorer les services aux congressistes et de développer de nouvelles initiatives dans le cadre du congrès. Par exemple :

  • Financement de projets spéciaux dans le cadre du congrès, tels l’établissement de la gratuité d’accès aux communications libres, les activités pour la relève scientifique ou le service rendu par les conseillers en communication scientifique.
  • Développement d’un système informatique interactif répondant davantage aux besoins des différentes catégories de congressistes : auteurs de communications, évaluateurs, responsables de colloques, etc.
  • Création d’une gamme d’activités destinées au grand public et favorisant le dialogue science et société.

3) À la tenue d’activités de représentation du milieu de la recherche tout au long de l’année

  • Prise de position autour d’enjeux clés pour la recherche (par exemple : financement, relève, politiques scientifiques)
  • Promotion d’un point de vue multidisciplinaire en faveur de la recherche
  • Collaboration et initiatives conjointes avec d’autres organismes de culture scientifique.

Est-il obligatoire de s'inscrire au congrès?

L'inscription au congrès est obligatoire pour toute personne désirant participer ou assister au congrès. Voir les cas particuliers suivants :

1) L'accès aux sessions de communications libres
L'accès est gratuit pour les personnes souhaitant y assister.

2) L'accès aux activités grand public
L'accès est gratuit pour les personnes souhaitant y assister.

3) Auteurs et co-auteurs de communications libres
Les premiers auteurs de communications libres doivent s’inscrire au congrès. Les co-auteurs n'ont pas à s'inscrire s'ils n'assistent pas au congrès ou s'ils ne viennent que pour les sessions de communications libres. Ils peuvent donc accéder sans inscription à la session dans laquelle est présentée leur communication.

4) Conférenciers invités
Les conférenciers invités par les responsables de colloques doivent défrayer les coûts d’inscription, au même titre que les autres congressistes. Il est possible que les responsables défrayent les coûts des conférenciers qu’ils invitent, mais cela demeure à leur discrétion. L’Acfas ne fera pas de suivi sauf celui de s’assurer que tout conférencier ait son inscription payée sur les lieux du congrès. Il est de la responsabilité des responsables de colloques de s'assurer que tout participant à son activité ait payé son inscription.

5) Accompagnateurs
Les accompagnateurs de personnes aveugles, malentendantes ou handicapées inscrites aux congrès peuvent bénéficier d'un laissez-passer au congrès après autorisation de l’Acfas. Adressez la demande à anne.beaulieu@acfas.ca ou présentez-vous sur place à l'aide à l'inscription au moment du congrès.

Remboursement des frais d'inscription

Les demandes d’annulation d’inscription avec remboursement doivent être faites par écrit (lettre ou courriel) et reçues au plus tard le 24 avril 2016; aucun remboursement ne sera possible après cette date. Adressez votre demande à : comptabilite-acfas@acfas.ca ou à l’adresse suivante : 425, De La Gauchetière Est, Montréal, Québec, H2L 2M7.

Important : des frais d’administration de 20 $ seront retenus pour tout remboursement d’inscription. Veuillez prendre note que les frais d’adhésion sont non remboursables. Les frais d'inscription sont non transférables.

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