Inscription au 77^e Congrès

Q1- Est-il obligatoire d'adhérer à l’Acfas et de s'inscrire au congrès pour y participer?

La grande majorité des congressistes sont tenus de s'inscrire au congrès pour y participer et pour y être présents. L'inscription au congrès donne droit à tous les documents et services offerts aux congressistes et comprend normalement l'adhésion à l'Acfas, ce qui inclut un abonnement d'un an à la revue Découvrir, publiée par l'Acfas. Les personnes ne désirant pas adhérer à l’Acfas peuvent faire ce choix, en payant toutefois le même tarif. Pour ce faire, elles doivent pour cela écrire à micheline.lacombe@acfas.ca en expliquant qu’elles souhaitent s’inscrire sans devenir membres de l’Acfas. Voici les règles concernant l'inscription pour les différents participants.

Congressistes (régulier et étudiant/retraité)

L'inscription au congrès est obligatoire pour toute personne qui y assiste, qui présente une conférence (y compris les conférenciers et conférencières invités), une communication orale ou par affiche, et pour toute personne participant ou assistant à une table-ronde ou à un atelier. Un tarif préférentiel est offert aux étudiants et aux retraités. Il n’y a pas de statut préférentiel pour les chômeurs ou les travailleurs à faible revenu.

Conférenciers étrangers invités

Les conférenciers étrangers invités par les responsables de colloques ou d’activités spéciales doivent défrayer les coûts d’adhésion et d’inscription, au même titre que les autres conférenciers, à moins d’une entente avec entre le responsable du colloque ou de l’activité et ses conférenciers.

Responsables de colloques et d’activités spéciales

Les responsables de colloques et d’activités spéciales doivent débourser les frais d’adhésion à l’Acfas, mais ont droit à l’inscription gratuite au congrès. L’adhésion comme membre de l’Acfas est valide pour un an.

Coresponsables de colloques

Les coresponsables de colloques doivent s’inscrire au congrès, au même titre que les autres congressistes et les conférenciers.

Responsables de domaines de recherche et les responsables de discipline

Les responsables de domaines de recherche et de discipline n’ont pas à adhérer à l’Acfas ni à payer les frais d’inscription au congrès.

Présidents de séances (en colloque)

Les personnes qui ont été sollicitées par les responsables de colloques pour être présidents ou animateurs de séances doivent s’inscrire au congrès, au même titre que les autres congressistes et les conférenciers.

Présidents de séances (en domaines de recherche)

Les personnes qui ont été sollicitées par les responsables de domaines de recherche pour être présidents ou animateurs de séances de communications libres n’ont pas à adhérer à l’Acfas ni à payer les frais d’inscription au congrès, à moins qu’ils soient eux-mêmes auteurs de communications libres ou en colloque dans le cadre du congrès. Dans ce cas, ces personnes doivent payer les frais d’inscription au même titre que l’ensemble des congressistes et des conférenciers.

Arbitres (évaluateurs de communications libres)

Les arbitres qui ont été sollicités par les responsables de disciplines pour l’évaluation des communications libres n’ont pas à adhérer à l’Acfas ni à payer les frais d’inscription au congrès, leur présence au congrès n’étant pas obligatoire. Si un évaluateur désire être présent au congrès à titre de congressiste ou de conférenciers, cette personne doit s’inscrire au congrès, au même titre que les autres congressistes et les conférenciers.

Cas particuliers

Les accompagnateurs de personnes aveugles ou malentendantes inscrites aux congrès peuvent avoir une inscription gratuite au congrès après autorisation par la direction des activités scientifiques de l’Acfas (faire la demande à congres@acfas.ca).

Q2- J’ai déjà payé ma cotisation pour être membre de l’Acfas (je suis abonné à Découvrir) et mon statut de membre (ou d’abonné) est encore valide et le sera encore au moment du congrès. Est-ce que mon statut de membre me permet d’assister au congrès ?

Les personnes qui sont membres de l’Acfas mais qui n’ont pas payé le plein tarif d’inscription au 77^e Congrès doivent payer un montant correspondant à la portion « Congrès » du montant total (variant selon le statut du congressiste et la date d’inscription). Pour payer ce montant, ou en cas de doute sur votre statut et sur le montant que vous devez payer pour être inscrit(e), veuillez contacter Micheline Lacombe, préposée aux inscriptions, à micheline.lacombe@acfas.ca ou au 514 849-0045, poste 224.

Q3- L’Acfas peut-elle facturer mon ministère, mon association, mon entreprise pour mon inscription?

De façon générale, nous ne faisons pas de facturation pour le congrès. Suite à votre paiement, un reçu officiel sera disponible à partir de l'ouverture de votre session dans la rubrique Voir mes reçus. Si celui-ci n’est pas reconnu par votre institution, veuillez contacter Micheline Lacombe, préposée aux inscriptions, à micheline.lacombe@acfas.ca. Exceptionnellement, nous produirons alors une facture décrivant le type d’inscription souhaitée.

Q4- Quand dois-je montrer la preuve de mon statut étudiant/retraité ? Quelles sont les preuves acceptées ?

Une preuve de votre statut d’étudiant, valide à la date du congrès, sera exigée sur les lieux du congrès, faute de quoi le tarif régulier s’appliquera : carte étudiante, attestation de l’institution, facture des frais de scolarités ou copie de votre horaire. Le fait d’avoir envoyé une preuve d’identité par télécopieur ou par courrier avant le congrès n’est pas suffisant. Une pièce d’identité AVEC PHOTO pourra être exigée sur place pour tous les congressistes peu importe leur statut.

Q5- Est-il obligatoire de payer en ligne ? Le site de transaction est-il sécurisé ? Est-il possible de payer par chèque ?

Il est obligatoire de remplir le formulaire d’inscription en ligne situé sur notre site transactionnel. Le service de paiement en ligne se fait sur le site de Paypal qui garantit la sécurité de vos données personnelles. On vous offrira différents modes de paiement. Nous acceptons les cartes de crédit Visa, MasterCard et American Express. Il est également possible de payer par chèque. Vous devez pour cela remplir le formulaire d’inscription en ligne (ne pas confondre avec le formulaire de proposition de communication), imprimer votre page de confirmation de transaction et nous l’envoyer accompagnée d’un chèque à l’ordre de l’Association francophone pour le savoir-Acfas dans les quinze jours suivant l’inscription. Un formulaire d’inscription sans paiement constitue un dossier incomplet. Nous pouvons conserver le formulaire jusqu'à réception du paiement, mais il ne vous assure pas le tarif de préinscription si le chèque nous parvient après la date limite du 31 mars 2009. Nous vous conseillons de nous envoyer la page de confirmation de transaction avec le paiement.

Q6- Dans quelles circonstances peut-on demander un remboursement ? Quelles sont les modalités de remboursement ?

Les auteurs qui se sont vu refuser leur communication et qui ne souhaitent pas être présents au congrès peuvent demander un remboursement de leurs frais d’inscription. L’Acfas rembourse le montant que vous avez payé, moins des frais d’administration correspondant au tarif de l’adhésion en tant que membre (29 $ pour les étudiants/retraités et 50 $ pour les congressistes ordinaires). La même règle pourrait s’appliquer si vous ne pouvez pas vous présenter au congrès après vous êtes inscrits et que vous motivez votre décision par courriel. Les demandes de remboursement doivent être faites par écrit, lettre ou courriel, au plus tard le 31 mars 2009. Les demandes de remboursements faits après cette date ne seront pas acceptées.

Q7- Les inscriptions sont-elles transférables?

Aucun transfert d’inscription n’est accepté. Si vous ne pouvez vous présenter au congrès après vous être inscrit(e), vous devez faire une demande de remboursement par écrit en motivant votre demande (voir Q2). Au moment du congrès, l’Acfas se réserve le droit de demander des preuves d’identité aux personnes qui se présentent au comptoir des congressistes préinscrits.